Cómo usar Trello para organizar tu trabajo y tu vida

Trello es una de las mejores aplicaciones para gestionar tareas y equipos, también es una de las más conocidas. Sin embargo, pocos la ven como una herramienta simple que puede ser usada como una app de tomar notas y ya, o incluso para organizar nuestra vida personal más allá del trabajo.

La verdad es que con Trello puedes organizar casi cualquier cosa, no solo porque es una herramienta muy completa y poderosa, sino porque es fácil de usar y porque aprovecha uno de los métodos de organización y productividad más intuitivos y efectivos: kanban.

Comencé a trabajar dese casa exclusivamente hace unos ocho años, y fue en ese entonces cuando conocí Trello. Era la herramienta que usábamos en la primera empresa para la que trabajé de forma remota y organizar proyectos ahí es extremadamente efectivo.

En casa nos hicimos fieles de la app y cuando decidimos emigrar, pasamos un año planeando la mudanza dentro de un enorme tablero de Trello. Es por ello que puedo decir que con esta app puedes organizar casi cualquier cosa que quieras lograr, solo, con alguien más, o con todo un equipo de personas.

Crea tu primer tablero

Lo primero que tienes que hacer al iniciarte con Trello es crear un tablero. En Trello todo funciona así, cada tablero puede ser un proyecto o una parte de un proyecto, tú decides.

Dentro de los tableros de Trello puedes añadir columnas y dentro de cada columna puedes añadir tarjetas. Cada una de esas tarjetas puede ser una tarea individual o de grupo, y contener todo tipo de información, desde archivos adjuntos hasta comentarios y etiquetas.

El tablero más fácil con el que puedes comenzar es un tablero kanban básico. Por ejemplo, en este tendrías solo tres columnas: pendientes, en proceso, y terminado. Todo lo que haya que hacer se pone en pendiente, cuando lo estés haciendo arrastras la tarjeta a la columna en proceso, y cuando terminas la pasas a la terminada.

Este método es extremadamente visual y efectivo no solo para desgranar todas las tareas por hacer, sino para llevar un seguimiento de lo que se ha logrado con la columna de terminados.

A partir de esa base puedes ir añadiendo más columnas según tus necesidades, pero siempre con esa metodología presente. Las tarjetas se pueden archivar, pero no desaparecen a la nada, Trello está más pensado para moverlas a otra columna.

Trello en el trabajo

Si usas Trello como herramienta de trabajo en equipo puedes asignar tarjetas a diferentes usuarios, esto hará que reciban notificaciones y alertas. También les puedes asignar fechas a las tarjetas que te irán notificando cuando se acerque el vencimiento.

Trello incluso tiene una función que hace que las tarjetas "envejezcan", es decir, mientras más tiempo pase la tarjeta sin recibir atención, se irá haciendo opaca hasta que decidas limpiarle las telarañas.

En el trabajo pueden organizarse las tareas de cada departamento en su propio tablero (con Trello puedes tener hasta 10 tableros de equipo gratuitos, los personales son ilimitados). Si contratas el servicio de pago también cuentas con plantillas de tableros que ya vienen organizadas según el tipo de proyecto que se hace.

Dentro de las tarjetas puedes añadir archivos adjuntos, incluso puedes integrar otras apps como Google Drive por ejemplo, para importar archivos desde ahí simplemente pegando el enlace.

Puedes añadir listas dentro de una tarjeta en lugar de tener que crear una columna llena de tarjetas con una sola tarea pequeña. Esas tarjetas pueden tener etiquetas de diferentes colores para identificarlas más fácil.

Todos los miembros del equipo con acceso pueden dejar comentarios en las tarjetas, haciendo mención con @usuario, incluso si no están asignados a la tarjeta. En una tarjeta puedes estar asignado (aparecerá tu avatar debajo), o puedes ser seguidor para solo recibir notificaciones sobre actividad en esa tarjeta.

Trello es extremadamente visual, y así como puedes cambiar el color o imagen de fondo de un tablero, puedes añadir imágenes de portada a tus tarjetas para destacarlas, incluso GIFs animados.

Trello para la vida

Imagina un tablero de Trello para todo. Un tablero para tu familia en la que divides las tareas del hogar, las compras de víveres, los eventos familiares, las cuestiones de salud (citas con el médico, vacunas, medicinas y demás), o hasta los proyectos escolares de los más pequeños.

Puedes crear un tablero para organizar las comidas de la semana. Puedes crear un tablero para organizar tu agenda semanal o mensual, o incluso todo el año completo. Una columna por día de la semana, o una columna por mes y una tarjeta por día. Las posibilidades son infinitas.

Trello puede ser especialmente útil para estudiantes por ejemplo, creando un tablero para cada materia para tener donde organizar todas las tareas y proyectos que tengas pendientes, estudiar para exámenes y demás.

Trello es gestor de tareas, app de notas, gestión de archivos, trabajo en equipo, calendario, recordatorios, y más, todo en un solo sitio. Las limitaciones de su versión gratuita son pocas salvo cuando añades los equipos, y con un poco de creatividad puedes organizar tu vida completa ahí.

Y, Trello no es el único en su especie, hay muchas alternativas gratuitas similares que también usan el método kanban para ayudarte a organizar todo. Sea que uses Trello o una de estas, probablemente te encariñes con la técnica y la puedas aprovechar.