Hoy vamos a enfentar en nuestro cuadrilátero a dos conocidos servicios web ofimáticos. Por un lado tenemos a Google Docs, la suite ofimática online por excelencia, que a lo largo de los años se ha ganado la preferencia de los usuarios a través de pequeñas y constantes mejoras en su servicio e interfaz.
Y por otro lado nos encontramos con Office Live Workspace, la apuesta de Microsoft para entrar al ámbito de las aplicaciones web, pero sin abandonar el escritorio. Podríamos calificarlo más bien como una implementación de la estrategia de software más servicios, es decir, aprovechar las ventajas del software de escritorio y añadirle los elementos positivos de los servicios web (almacenamiento en un servidor, trabajo colaborativo más sencillo, etc). No busca erigirse como una alternativa al Office de escritorio, sino simplemente ampliar sus funcionalidades. Pero en este post lo compararemos con Google Docs centrándonos principalmente en los aspectos de servicio web.
Trabajo colaborativo
En este aspecto debemos reconocer que Office Live Workspace ofrece mayores prestaciones y funcionalidades mucho más potentes que las que nos entrega Google Docs. El servicio de Microsoft está integrado con un software gratuito para compartir escritorio llamado SharedView, con el cual pueden trabajar varias personas al mismo tiempo en un documento (y además mantener discusiones vía chat para coordinarse). Asimismo se nos proporcionan alertas de actividad personalizables para mantenernos al tanto de que ocurre en nuestro espacio de trabajo. Además no sólo podemos compartir documentos, sino que Workspaces completos (que vendrían siendo algo parecido a carpetas) con lo que el trabajo en grupo se hace mucho más fácil y fluido.
Office Live Workspace también nos permite comentar los documentos y adjuntarles notas, con lo que se pueden realizar discusiones entre colaboradores aunque no estén en línea al mismo tiempo.
Pero si consideramos que Google Docs nos permite incrustar documentos en sitios web y hacerlos accesibles para todo el mundo, y que también incluye funciones de trabajo colaborativo más o menos decentes, vemos que la ventaja del servicio de Redmond en este aspecto tampoco es tan aplastante.
Edición en línea
Este es el punto débil de Office Live Workspace, ya que Microsoft en su afán de mantenerlo sólo como una "extensión" del Office de escritorio no encontró nada mejor que obligar a los usuarios a editar los documentos en modo off-line, dejando a OLW solo para almacenarlos y compartirlos. Sólo podemos editar las notas, listas de contactos, listas de eventos y el resto de los documentos "no tradicionales", lo cual es totalmente absurdo e incomprensible. Microsoft supone que el usuario tendrá instalado Microsoft Office en todos los computadores donde trabaje, pero ¿y si quiero modificar un documento y estoy accediendo desde un ordenador público?
Por el contrario, Google Docs nos brinda herramientas de edición mucho más que decentes, permitiéndonos editar fácilmente documentos de texto, planillas de cálculo y diapositivas. La interfaz ha pasado por varios lavados de cara, y últimamente ha adquirido una apariencia muy parecida a la de MS Office 2003, por lo que resulta bastante amigable para el usuario promedio. Además se pueden crear documentos online, y se nos permite guardarlos (o convertirlos, según sea el caso) en formato de Microsoft Office, ODF, PDF y más. Por todo esto, Google Docs gana este round casi por knock-out.
Integración con aplicaciones de escritorio
El que se supone que debería ser el mayor baluarte de Office Live Workspace tampoco termina siendo tan así, ya que si bien nos entrega una completa integración con el Office de escritorio, permitiéndonos abrir archivos sin descargarlos al computador y guardarlos directamente en Internet, debemos recordar que Google Docs también nos ofrece prestaciones bastante similares en este aspecto, y además nos ofrece integración con otras suites ofimáticas (como OpenOffice), mientras que OLW nos limita a trabajar en el universo Microsoft.
Tal vez lo único que destacable de Office Live en este aspecto es que también nos permite realizar sincronización entre Microsoft Outlook y los elementos como listas de tareas, planillas de contactos, listas de eventos, etc. que tengamos guardados.
Organización y facilidad de uso
En este aspecto Google Docs vuelve a sacar ventaja sobre el servicio de los de Redmond, quienes no han logrado llevar a la web la interfaz intuitiva y potente de sus aplicaciones de escritorio. Google, en cambio, ha ido mejorando su interfaz de forma gradual y progresiva para hacerla cada día más parecida a la de Office 2003, lo cual hace que sea muy amigable para usuarios novatos. Además nos permite ordenar los documentos en carpetas y subcarpetas, marcarlos como destacados u ocultos, incluye búsqueda instantánea, carpetas de búsqueda, y recientemente se ha agregado una opción para crear una "dashboard de inicio" en donde tenemos un acceso directo a nuestros documentos recientes y más usados.
No es que Office Live Workspace sea difícil de usar, pero se queda un poco atrás en lo que a capacidades de organización se refiere. No permite crear subcarpetas, no permite realizar búsquedas internas, etc. Todas cosas muy básicas que hasta las suites más novatas como Acrobat.com ya incluyen. Lo único rescatable de OLW en este aspecto es la posibilidad que nos entrega de subir varios documentos a la vez haciendo Drag&Drop desde el escritorio, pero fuera de eso, nada.
En resumen, Office Live Workspace es un mágnifico complemento de Microsoft Office, nada más. Si lo que quieren los de Redmond es quitarle algo de terreno al cada día más popular Google Docs van a tener que tomarse las cosas un poco más en serio, y sobre todo, empezar a aplicar la supuesta "política de apertura" que dijeron que iban a adoptar.
Para empezar, ¿porqué no permitirles a los usuarios editar sus documentos en modo on-line? No creo que nadie deje de usar el Office de escritorio porque la versión online permita editar documentos (y aunque fuese así, recibirían ingresos por publicidad), ya que actualmente la única opción que tenemos para editar documentos en computadores sin software ofimático instalado sería descargarlos desde Office Live Workspace y luego subirlos a Google Docs o similares (!).
Y ya que estamos en eso, ¿porqué no añadir soporte para OpenOffice? Si vamos a poder guardar nuestros documentos en formato ODF, sería muy razonable que Office Live Workspace también nos permitiera trabajar con este formato.
Tan sólo tomando estas dos medidas Office Live Workspace ganaría muchos puntos, y probablemente lograría hacerse un espacio rápidamente entre los usuarios. Luego podrían añadirse otras features, como una mayor integración con el universo Microsoft (que actualmente tampoco es para lanzar cohetes), por ejemplo sería buena idea permitirle a los usuarios de Hotmail usar Office Live Workspace para abrir y editar documentos adjuntos sin descargarlos. Pero por ahora, ningún usuario de Google Docs (o similares) debería sentir la mínima tentación de hacer switching al servicio de Microsoft.
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