IBM Docs, la apuesta de IBM por llevar la ofimática a la nube

La tendencia a llevarnos nuestros documentos a la nube, poder editarlos y trabajar con ellos independientemente de dónde estamos o con qué dispositivo nos conectamos está sin duda marcada por Google Docs. Todos los que tienen algo que decir al respecto quieren plantear su propia alternativa. Este es el camino de IBM Docs, la apuesta de IBM por llevar la ofimática a la nube que han lanzado recientemente en fase beta.

Es una alternativa que no replica el estilo de Lotus Symphony, la suite ofimática de escritorio de IBM, sino más bien recuerda a Google Docs en su concepción y en su apariencia, aunque a la hora de trabajar marca algunas diferencias significativas que en algunos aspectos la mejoran en funcionalidad. Nos permite la edición online de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en sus distintos formatos, aparte podemos subir otros archivos como PDF aunque no podamos editarlos.

Edición de documentos

La edición de documentos se realiza con bastante facilidad. No requiere un gran trabajo de aprendizaje y en pocos minutos ya estamos al día de las posibilidades que nos ofrece en cuanto a la edición online. Además de formatos, fuentes, etc. podemos trabajar con plantillas si vamos a realizar los mismos tipos de documentos de forma habitual. Nos ofrece varios tipos preconfigurados y podremos añadir nuestros propios modelos.

Una vez terminada la edición de un documento tenemos la posibilidad de guardarlo como un borrador o como una versión del documento. De esta manera en cada documento podemos ir creando distintas versiones según los cambios que vamos realizando. Los archivos podemos subirlos directamente desde nuestro equipo o crearlos online. Podemos recomendarlos, anclarlos para tenerlos más a mano u organizarlos en distintas carpetas.

Tanto los documentos como las carpetas que podemos crear pueden ser privadas, compartidas o públicas. Podemos compartir con otros usuarios simplemente con introducir su nombre o dirección de correo electrónico pero también con distintos grupos que tengamos creados, lo cual es muy útil. También tenemos la opción de que la carpeta sea pública.

Dentro de estas opciones para compartir podemos dar distintos tipos de permisos a los usuarios, que podrán ver los documentos en modo sólo lectura, realizar cambios o tener un control total sobre los mismos. En nuestra página de inicio de IBM Docs siempre podremos ver tanto los documentos como las carpetas que compartimos nosotros, las que comparten con nosotros y las públicas.

En cada documento que tenemos podemos ir añadiendo comentarios, de manera que en el lateral derecho quedan reflejados según se van añadiendo. Los comentarios tienen un máximo de 250 caracteres y se pueden organizar por conversaciones, lo que permite discutir un documento a lo largo del mismo de forma muy cómoda entre varios editores. Esto resulta muy útil para la opción más destacada de IBM Docs como es la edición simultánea.

Trabajo colaborativo con IBM Docs

Sin duda es la opción que más me gustado de esta alternativa. No sólo se trata de colaborar compartiendo un documento y dando permisos de edición a otros usuarios sino que su apuesta clave está en la asignación de tareas a la hora de realizar el trabajo. De esta manera podemos encargar la introducción de un documento a un usuario, los tres primeros capítulos a otro, y así sucesivamente.

Podemos asignar una tarea para su creación o revisión. En el primer caso, podemos incluso añadir a otro usuario distinto para que revise la tarea creada. Esta es una opción de trabajo muy buena a la hora de comenzar un trabajo del que sólo tenemos las líneas maestras. Las asignaciones de tareas se mostrarán en el lateral derecho justo encima de los comentarios.

Siempre que abrimos un documento tenemos claro quién tiene asignada una tarea y en que estado se encuentra. Si no queremos que se vayan viendo los cambios que introducimos por otros usuarios mientras los realizamos podemos marcar la tarea para trabajar en privado, de manera que sólo verán el resultado cuando finalicemos la misma y la marcamos como concluida. Una vez finalizada podremos ver un histórico de los cambios que ha tenido y que usuarios los han realizado.

Los puntos débiles

Dos son los aspectos donde más flojea esta apuesta de IBM. El primero es la cantidad de tiempo que tardan en subir los documentos. Sin ocupar un gran tamaño, lo cierto es que se demoran más de lo que sería necesario. Por otra parte no estaría mal que permitieran añadir los documentos arrastrando y soltando a la manera que han incorporado en SkyDrive.

El segundo aspecto que debe mejorar es el tamaño de los documentos que permite editar. De momento sólo permite editar documentos de unos 500 kb dando un error cuando el documento es de mayor tamaño. Esto limita mucho la utilidad de esta suite ofimática, sobre todo si pensamos que la edición colaborativa de un documento pequeño no tiene mucho sentido.

Por último me gustaría destacar que quizás para sacarle todo el partido deberíamos tener un perfil activo en LotusLive, de manera que el ecosistema de usuarios con los que trabajamos también lo usen. Intentar arrastrar a varios usuarios a que se registren para utilizar esta alternativa me parece complicado, y más todavía cuando Google Docs o las Office Web Apps tienen funcionalidades similares y son más populares.

Más Información | Lotus Greenhouse
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