La mayoría de nosotros usamos Dropbox para tener nuestros documentos siempre disponibles, pero no vamos mucho más allá. Por eso puede haber funciones que nos pasen desapercibidas, por el simple hecho de que no exploramos a fondo todas las opciones y funciones que nos ofrece este estupendo servicio.
En esta lista hemos recopilado algunas de esas características de Dropbox que quizás desconozcas o no hayas llegado a probar nunca. Con ellas, Dropbox se revela como mucho más que un simple cajón donde guardar tus datos en la nube: puedes editar documentos en Office, hacer un backup de tus fotos, recopilar ficheros de un grupo de personas, o escanear documentos, entre otras cosas.
Comparte capturas de pantalla fácilmente
Si sueles compartir capturas de pantalla en Dropbox con otras personas, seguro que ya estás hasta las narices de hacer la captura, subirla a Dropbox, copiar el enlace y pegarlo en el email o app de mensajería de turno. ¡No tienes por qué hacer todo eso! Accede a las opciones de configuración de tu cliente de Dropbox en Windows o Mac, y activa la función de compartir capturas de pantalla.
A partir de ese momento, cada vez que hagas una captura en Windows (con la tecla Impr Pant) ésta se subirá automáticamente a Dropbox. Si además aprietas la tecla Ctrl al mismo tiempo, la URL de la captura se copiará automáticamente al Portapapeles. En Mac funciona con los mismos atajos de teclado de siempre (Cmd + Mayús + 3 para la pantalla completa, Cmd + Mayús + 4 para una captura selectiva).
Edita ficheros de Office online
Desde que hace un año Dropbox firmara un acuerdo con Microsoft, ahora es posible editar los ficheros con formatos compatibles con Microsoft Office (es decir, DOCX, XLSX o PPTX) directamente en la versión online de Office. Todo lo que tienes que hacer es abrir el documento en cuestión y hacer clic en el botón "Abrir" de la esquina superior derecha.
Ahorra espacio con la sincronización selectiva
Un pequeño problema de los servicios como Dropbox es que acabas guardando ahí de todo... con el consiguiente malgasto de espacio en tu ordenador si tienes el cliente instalado. Una forma sencilla de evitarlo es usando la función de "Sincronización selectiva", gracias a la cual puedes decirle al cliente de tu PC o Mac qué carpetas quieres que se sincronicen desde Dropbox, y cuáles no. Sólo es importante recordar que, a partir de ese momento, esos ficheros sólo tendrán copia en la nube.
Recupera ficheros borrados por accidente
Hablando de espacio, quizás algún día te has puesto a hacer limpieza en Dropbox para recuperar unos megas, cuando de repente te has dado cuenta de que has borrado un fichero importante sin querer. Antes de tirarte de los pelos por tu torpeza, que sepas que tienes 30 días para recuperar ficheros eliminados por error de forma muy sencilla. Simplemente ve a la web y en la barra lateral haz clic en "Archivos eliminados". Podrás recuperarlos fácilmente desde ahí.
Previsualiza ficheros casi de cualquier formato
¿Te han compartido unos ficheros de Photoshop en Dropbox pero no tienes el programa instalado? No te preocupes; Dropbox permite previsualizar una amplia variedad de formatos de fichero, aunque no tengas el programa necesario para abrirlos. Si en la lista de ficheros de tu cuenta Dropbox ves un thumbnail, simplemente haz clic para acceder a una previsualización del mismo.
Descubre el potencial de los comentarios
Si sólo usas Dropbox para guardar documentos que siempre quieres tener a mano, quizás no hayas descubierto todavía su estupenda función de comentarios, que va perfecta si compartes un documento con alguien. Puedes no sólo dejar comentarios en general sobre el documento en sí, sino también sobre una parte concreta (delimitando la zona con el ratón) o dirigirte a una persona en concreto de entre las que comparten el documento contigo haciéndole una mención, para que ésta reciba una notificación.
Revisa todo lo que estás compartiendo
Compartes las fotos de tu último viaje con tu familia, las del cumple con tus amigos, las del partido con los compañeros de equipo... y al final no sabes exactamente con quién has compartido qué, o qué carpetas tienes compartidas y con quién. Por suerte puedes revisar todo esto fácilmente desde dos ubicaciones especiales de Facebook, ambas accesibles desde la barra lateral.
Una es "Compartiendo", desde donde puedes ver las carpetas y ficheros que tienes compartidos ahora mismo en Dropbox; y la otra es "Enlaces", que te muestra el contenido de Dropbox para el que has creado un enlace con el objetivo de compartirlo con alguien.
Escanea un documento para subirlo a Dropbox
Hay varias formas de subir un documento a Dropbox, pero una que quizás no conozcas es escanear un documento desde la app de móvil. Simplemente entra en la app, ve al menú de subir fichero y elige la opción de "Escanear documento". La imagen digital de éste se subirá a tu Dropbox de forma automática. Los usuarios de la versión Business de Dropbox, además, pueden hacer uso de la función integrada de OCR para hacer búsquedas de texto dentro de los documentos escaneados.
Haz una copia de seguridad de tus fotos del móvil
Esta función ya lleva un tiempo activa, pero no está de más que la recordemos: Dropbox puedes hacer una copia automática de todas las fotos que hagas con el móvil. Simplemente ve a las opciones de configuración de la app de móvil, y activa la opción "Subidas desde cámara". Podrás también ajustar algunos parámetros, como por ejemplo que también suba los vídeos, que lo haga sólo con wifi o también con datos móviles, y que lo haga sólo cuando usas Dropbox o en segundo plano, con la app cerrada.
Eso sí, tendrás que controlar muy de cerca el espacio disponible en tu Dropbox...
Recupera versiones anteriores de un documento
Deciamos en un punto anterior que ahora es posible editar documentos compatibles con Office desde el propio Dropbox, gracias a la integración con Office online. Pero, ¿qué ocurre si has cambiado algo y has guardado el documento, sólo para darte cuenta luego de que has metido la pata? No problem: la función "Versiones anteriores" (disponible en el menú contextual si haces clic derecho sobre un fichero en Dropbox) te permite volver a una versión anterior del documento, y deshacer tu metida de pata sin que se note.
Solicita ficheros vía Dropbox
Esta función es muy curiosa y puede resultar muy práctica, pero no parece que sea muy conocida. Se trata de "Solicitar archivos", una de las opciones de la barra lateral de la web de Dropbox, y que puedes usar para pedirle a alguien que te envíe unos ficheros. Además, ni siquiera hace falta que esa persona tenga cuenta de Dropbox.
Todo cuanto tienes que hacer es crear la solicitud y al momento se generará un enlace, que es el que debes compartir con las personas que quieres que te envíen ficheros. Éstas podrán enviártelos cómodamente a través del navegador web. Resulta muy útil, por ejemplo, para recopilar todas las fotos de un evento, una fiesta, un viaje, etc.
Revisa los dispositivos vinculados
Tal y como te explicábamos hace poco, es importante revisar de vez en cuanto las apps y dispositivos conectados a tus perfiles de redes sociales y tus cuentas de servicios online... como Dropbox. Para hacerlo aquí, basta con que vayas al menú de Configuración y luego hagas clic en la pestaña de "Seguridad". Podrás revisar todas las sesiones abiertas de Dropbox, así como los dispositivos conectados (y eliminar fácilmente aquellos que no te interese seguir manteniendo).
Crea documentos con Dropbox Paper
En un punto anterior hablábamos de la integración de Dropbox con Office online... pero lo cierto es que Dropbox ya cuenta con su propio editor de texto, con el que puedes crear todo tipo de documentos: listas de tareas, notas de una reunión, ideas para tu próximo artículo en el blog, etc. Se llama Dropbox Paper, y aunque todavía está en fase beta, si te pica la curiosidad puedes probarlo aquí mismo.
Accede a documentos aunque no tengas conexión
Dropbox funciona de maravilla para tener acceso a tus documentos desde cualquier sitio... siempre y cuando tengas Internet, claro. Pero, ¿qué pasa si necesitas tener acceso a un documento de Dropbox y no estás seguro de que vayas a tener conexión en todo momento? Sencillo: desde la app de móvil, y mientras todavía tengas Internet, marca esos documentos como "disponible sin conexión", y Dropbox guardará una copia en tu dispositivo para asegurarse de que puedes acceder a él, tengas o no acceso a Internet.
Los documentos marcados como tal, además, se guardan en una sección aparte de la app para que puedas localizarlos más rápidamente. Luego, cuando ya no los necesites, puedes desmarcarlos y así se borrarán del dispositivo.
Extra: Protege tu cuenta con la verificación en dos pasos...
Por último, dos opciones para proteger la seguridad y privacidad de tu cuenta de Dropbox. Por un lado, recuerda que desde el menú de Configuración > Seguridad puedes activar la verificación en dos pasos para que el sistema te envíe un código único vía SMS cada vez que inicies sesión (y que deberás introducir además de la contraseña.
...y la app con un código
Si además usas Dropbox en tu móvil, puedes proteger el acceso a la app mediante un código (o con el lector de huellas digitales, si tu smartphone lo tiene), para evitar que cualquiera pueda entrar en la app y ver tus documentos.
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