Cómo trabajar con Office Web Apps sin otras aplicaciones ofimáticas instaladas

Con la renovación de las Office Web Apps, de SkyDrive y la llegada de Outlook.com Microsoft ha dado un gran salto de calidad en las herramientas online que tenía disponibles. Por eso he querido probar cómo sería trabajar sin una suite ofimática instalada en mi equipo. Es una pequeña prueba para estar quice días de trabajo normal con mi equipo y ver cómo trabajar con Office Web Apps sin otras aplicaciones ofimáticas instaladas. Claro que para ello necesitamos tener siempre una conexión de Internet a mano. Veamos como podemos trabajar.

Estas herramientas online de Microsoft ya estaban disponibles desde hace tiempo, pero ahora con el rediseño que han sufrido y las mejoras de algunas de sus funcionalidades han dado un salto de calidad. El resultado es que trabajar ahora sólo con las herramientas online es un poco más sencillo.

Bien con los documentos que intercambiamos online

Empezamos hablando de documentos que están online, que hemos intercambiado o recibido a través del correo electrónico, redes sociales, etc. y que tenemos conectados con nuestra cuenta de Outlook.com. De esta manera, al recibir un documento como archivo adjunto directamente nos ofrece ver la vista previa en el navegador y, en caso de que deseemos hacer alguna modificación, editarlo online.

Una cuestión muy cómoda, cuando realizamos cambios en algún archivo que hemos recibido por correo, es que al finalizar la edición nos ofrece enviar un correo al remitente avisando de los cambios que hemos realizado en el documento y con un enlace al mismo almacenado en SkyDrive.

Si hemos recibido una serie de imágenes podemos verlas todas en formato presentación y a pantalla completa, si así lo deseamos. Una forma muy cómoda de visualizar las fotografías sin necesidad de tener que guardarlas en local en nuestro equipo. O por lo menos guardar sólo aquellas que nos interesen.

Además en el correo electrónico nos aparecen los archivos como un carrusel de miniaturas donde ya es muy fácil seleccionar las que deseamos para su descarga. Podemos descargar de forma individual, o todos los archivos recibidos de forma conjunta comprimidos en formato Zip, que es lo más cómodo cuando son múltiples los adjuntos recibidos.

La única pega que le pondría es que no tiene, de momento, vista previa para archivos en formato PDF que tenemos que descargar en nuestro equipo para visualizar, o hacerlo a través de un visor externo, como Acrobat Reader. No es que resulte especialmente incómodo, se descarga e Internet Explorer nos ofrece guardar o abrir, así que directamente lo tenemos en pantalla, pero sería mejor si tuviera soporte directamente.

Poco productivo con los documentos almacenados en local

Hasta ahora hemos visto algunas de las cuestiones con las que podemos tener visualización y edición de archivos con las Office Web Apps cuando los recibimos por correo. Pero ¿qué pasa si los tenemos en local o nos los pasan a través de una memoria USB? En este caso se pierde parte del atractivo, de la productividad, para trabajar con Office online. Pero también ha mejorado mucho gracias a SkyDrive y su cliente de escritorio.

En este caso lo que he hecho es guardar directamente los archivos en mi carpeta de SkyDrive. Para visualizarlos, en lugar de abrir un Office, lo que tenemos que hacer es abrir un navegador e introducir las credenciales para acceder online a SkyDrive. Y a partir de aquí trabajamos igual que si tuviéramos instalada una aplicación ofimática.

La apertura de documentos, trabajar con ellos desde la nube, editarlos y guardarlos es realmente buena. La sincronización entre la nube y nuestros archivos en local también se realizan de forma correcta. Además si hay algún pequeño problema siempre nos avisa y nos propone varias alternativas para solucionarlo, ya sea guardar una copia, descartar los cambios o no hacer nada.

Puede que nos parezca poco productivo trabajar de esta manera. Es cierto que primero tenemos que guardar el documento en SkyDrive y este es el mayor inconveniente. Sobre todo si lo comparamos con una versión de Office u otro programa ofimático instalado, donde sólo tenemos que hacer doble click con el archivo para que se abra. Si consiguieran mejorar este aspecto, para que nos permitiera abrir directamente el archivo en el navegador, sería perfecto.

Una versión básica, al que le faltan algunos detalles

Por último, una cuestión que debemos tener en cuenta es que la versión online de Office se trata de una versión básica. Hay algunos aspectos que no vamos a poder realizar con esta versión. Aunque mejora el Office Starter 2010, algunas cosas siguen faltando. La comparación de la imagen podéis ver la diferencia de opciones que tenemos para insertar entre la opción web, y la opción instala de Word.

Para los usuarios domésticos puede ser más que suficiente, pero si hacemos un uso que se salga un poco de la norma se queda corto. Basta con tener que editar fórmulas, o algo tan sencillo como un encabezado o pie de texto no es posible hacerlo online.

Por eso creo que todavía es necesario mantener una suite ofimática instalada. Si es MS Office mejor, ya que tenemos una gran integración, tanto desde los documentos que tenemos guardados en SkyDrive hacia su edición con Office instalado en nuestro equipo como viceversa. Es más fácil decidir dónde queremos guardar los documentos, si en local o en la nube al igual que su edición. Y este es uno de los grandes activos de Office que dudo mucho que quiera perder.

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