Los archivos PDF son ideales para distribuir documentos de forma que se mantengan inalterables en diferentes plataformas, sistemas operativos y tamaños de pantalla. Sin embargo, cuando el usuario necesita editar datos, lo más frecuente es que termine echando de menos estar manejando un documento ofimático.
La conversión de archivos PDF a hojas de cálculo de Excel puede ser especialmente útil en varias circunstancias:
- Para manipular datos: Si recibes datos en formato PDF, como informes o tablas, convertirlos a Excel facilita la tarea de filtrar, ordenar y combinar datos, así como de realizar cálculos complejos con ellos.
- Para visualizar datos: Para crear gráficos, tablas dinámicas o cualquier otra forma de visualización de datos, es esencial tener los datos en un formato editable como Excel.
- Para actualizar bases de datos: Al convertir información de PDFs a Excel, puedes actualizar bases de datos existentes o sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) de manera más eficiente.
¿Qué requiere el documento PDF?
No todos los archivos PDF son igual de adecuados para ser convertidos a formato Excel de manera efectiva, depende de varios factores relacionados con el contenido y la estructura del PDF original. Aquí listamos algunas características que deben cumplir los archivos PDF para asegurar una conversión exitosa al formato de Excel:
- Texto seleccionable: Para una conversión eficiente, el PDF debe contener texto seleccionable, no imágenes con texto. Estas últimas requerirían del uso de herramientas OCR complementarias.
- Tablas bien definidas: Los PDFs con tablas claramente definidas se convierten mejor a Excel, ya que las herramientas de conversión pueden identificar y replicar la estructura de la tabla en la hoja de cálculo. Los documentos que presentan datos en un formato menos estructurado requerirán ajustes manuales después de la conversión.
- Minimalismo en el diseño: Documentos con un diseño gráfico complejo, múltiples columnas o inserciones de texto en varias orientaciones pueden ser todo un desafío para la herramienta de conversión. Un diseño simple y claro mejora la precisión del proceso.
- Sin restricciones de seguridad: Algunos PDFs tienen restricciones de seguridad que impiden la copia o edición del contenido. Estos archivos necesitan ser desbloqueados antes de que la conversión pueda realizarse.
Este es el archivo de ejemplo que vamos a usar
Nos hemos ido a la web del Departamento de Matemáticas de la Universidad Autónoma de Madrid y hemos elegido un archivo PDF con tablas estadísticas:
Tres herramientas gratis que puedes usar
PDFtoExcel.com
PDFToExcel no requiere de registro ni de proporcionar ningún dato personal, promete mantener alojados tus archivos un máximo de 6h. Este servicio incluye funciones OCR, lo que le permite convertir también las tablas escaneadas.
- Subir el archivo PDF: Accede a PDFtoExcel.com y utiliza la función de arrastrar y soltar, o el botón de subir, para seleccionar el archivo PDF que deseas convertir.
- Conversión automática: La herramienta inicia automáticamente la conversión una vez que subimos el archivo. Aunque aprovecha la conversión para recordarnos que esperaríamos menos si nos hacemos una cuenta Premium, en nuestro caso el proceso ha sido bastante rápido.
- Descargar el archivo de Excel: Tras la conversión, puedes descargar directamente el archivo de Excel (.xlsx) a tu dispositivo clicando en 'Free Download'.
Resultado:
Adobe Acrobat Online
La herramienta de conversión a Excel de Adobe Acrobat Online ofrece en su portada un gran argumento para usarla: "Adobe creó el formato de archivo PDF y proporciona herramientas de PDF online de gran calidad".
No será necesario el registro (gratuito)... si sólo vas a convertir y descargar un fichero: a partir del segundo sí solicitará que inicies sesión.
- Sube y convierte tu archivo PDF: Haz clic en "Seleccionar un archivo" para añadir el archivo PDF que quieres convertir: se convertirá automáticamente.
- Previsualiza y descarga tu nuevo Excel: Tras convertirlo, Adobe te permite previsualizar el resultado, así como descargarlo haciendo clic en el botón correspondiente.
Resultado:
PDF2Go
PDF2Go no requiere registro, pero las funciones OCR que incluye son de pago. Como aspecto positivo, permite elegir entre el actual formato Excel (.xlsx) y el formato de Excel 2003 (.xls).
- Carga tu PDF: Sube el archivo PDF deseado mediante arrastrar y soltar o seleccionándolo desde tu dispositivo.
- Ajusta las opciones de conversión: Antes de la conversión, puedes ajustar un par de opciones para personalizar el resultado.
- Iniciar la conversión y descargar: Haz clic en "Start" y, una vez finalizado el proceso, descarga tu archivo de Excel clicando en 'Download'.
Resultado:
En resumen...
Hay varias herramientas de conversión online gratuitas disponibles, además de las que hemos seleccionado, pero posiblemente las más destacables estén aquí recogidas. La conversión más satisfactoria parece corresponderle, en este caso al menos, a la herramienta de Adobe, pero eso es algo que puede variar con el formato de nuestro documento.
Imagen | Marcos Merino mediante IA
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