Lo primero que hacía cuando tenía en frente un nuevo ordenador, o formateaba uno antiguo, era centrarme en dos cosas: instalación de drivers y hacerme con el paquete de Microsoft Office. Sabía que existían varias alternativas gratuitas a Office y que no era de obligado cumplimiento tenerlo, pero me lo tomaba algo así como una tradición.
No obstante, con el paso del tiempo me he dado cuenta de que en mi día a día, y debo recalcar que hablo de mis propias circunstancias, por si aún no lo teníais claro, únicamente utilizo Word y Excel de todas las opciones que ofrece el paquete de Office. Hoy en día son herramientas tan básicas que por suerte existen múltiples alternativas que satisfacen mis necesidades. Es por ello que decidí utilizar la versión web y gratuita de Office.
Requisitos a tener en cuenta
Para acceder a esta versión, tan solo hace falta un requisito: disponer de una cuenta de Microsoft. Bueno, también se requiere una conexión a Internet por si alguien dudaba. Teniendo esto, ya estamos listos para entrar en la web de Office y ponernos a trabajar.
Si os fijáis en la interfaz, puede que os resulte familiar, pues si trabajáis de forma asidua con el paquete Office, es bastante intuitivo y sencillo navegar por los menús que ofrece. En la parte superior izquierda tenemos todas las aplicaciones a las que podemos acceder de manera gratuita, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, OutLook, etc.
Dando un paseo por las opciones que tenemos, creo que no hace falta que me detenga en OutLook ni en OneDrive, ya que son herramientas que han permanecido en la web desde sus inicios. Pero si me gustaría hablar de Teams.
Microsoft Teams
Quizás de todo el conjunto de aplicaciones web que ofrece Microsoft, es probable que Teams sea la que más falta haga descargar su versión de escritorio. Y es que si bien las funciones básicas nos pueden ir bien, aquellas tales como el desenfoque de fondo, fondos personalizados, grabación de llamadas, o compartir nuestra pantalla no estarán disponibles en su versión web.
Además, en caso de que queramos seguir adelante con la versión web de Microsoft Teams, cabe mencionar que es en el navegador Microsoft Edge donde obtendremos un mayor rendimiento, debido a tiempos de carga menores y mayores funcionalidades.
Microsoft Word
Probablemente de todo el paquete Office, sea el más utilizado. Y es que este procesador de textos tiene un largo recorrido en la historia de Windows. Hoy lo mencionamos para hablar de sus funcionalidades en su versión web y algunas acciones que no podremos realizar si no tenemos su versión de escritorio.
Para aquellos que vayan a utilizar únicamente las funciones básicas de Microsoft Word, entre los que me incluyo, no vamos a echar en falta nada. Con una interfaz prácticamente idéntica a su versión de escritorio, podremos cargar cualquier tipo de documento y trabajar sobre él como hasta ahora lo hemos hecho siempre en Word.
Así pues, podremos subir cualquier documento que tengamos instalado en local, cargarlo, e incluso guardarlo en OneDrive si así lo deseamos. Además, también se nos permite guardar nuestro documento en formato PDF. Lo cierto es que para el uso que le he estado dando todos estos años, podría sobrevivir perfectamente sin ninguna otra herramienta.
Junto a esto, desde hace un tiempo es posible también editar texto por medio de la voz gracias a su función de dictado. Esta característica está disponible en multitud de idiomas, incluyendo el español.
Sin embargo, Microsoft no nos daría acceso a Word de forma gratuita si no estuviera limitada en múltiples aspectos. Para empezar, en web no podremos referenciar, lo que nos impide añadir citas o bibliografía de manera cómoda. Tampoco existiría la colaboración avanzada para hacer seguimiento de los cambios, fusionar documentos, etc.
Las herramientas avanzadas de diseño de página tampoco las tendríamos disponibles en la versión web de Word, así como las de impresión. Además, tampoco podríamos añadir marcas de agua.
Si sois capaces de sobrevivir sin estas funciones, probablemente la versión web de Word sea suficiente para vosotros.
Microsoft Excel
En Excel ocurre tres cuartos de lo mismo. Aquellas funciones básicas por las que se caracteriza esta herramienta van a seguir funcionando igual en su versión web. No obstante, ésta cuenta con una serie de limitaciones que vienen bien saber por si en algún momento nos hace falta acceder a dicha versión.
Para empezar, y lo más importante, no contamos con una herramienta avanzada de fórmulas. Tendremos la posibilidad de escoger muchas de ellas, aunque su utilización resulta más completa en Excel para escritorio. Además, tampoco podremos crear gráficos dinámicos, aunque sí los podemos ver en la web.
En Excel web tampoco tenemos la posibilidad de crear conexiones de datos externas o referencias, además de que tampoco podríamos usar Power View, Power Pivot o slicers ni filtros avanzados.
Modificar libros de datos resulta cómodo en web, ya que podemos acceder de manera rápida y desde cualquier dispositivo sin tener nada instalado. Aunque quizás algunos echen en falta las funcionalidades que hemos mencionado arriba.
Microsoft PowerPoint
Esta es otra de esas herramientas que sí recomendamos su uso en escritorio, principalmente porque aquí se trabaja con animaciones y contenido multimedia, siendo el rendimiento mejor en la versión mencionada. Además, tenemos también una serie de limitaciones que pueden echar para atrás a algunos usuarios.
Las animaciones y transiciones son limitadas. Solo podremos acceder a un total de 37 animaciones y 8 transiciones. Tampoco podremos añadir animaciones propias. Además, no podremos reproducir vídeos embebidos.
En cuanto al estilo y diseño, también es limitado. La versión web carece de formatos variados y efectos. Tampoco tenemos integración con Excel para gráficos y los encabezados y pies de página son inexistentes en esta versión.
Cómodo si prescindimos de las funciones avanzadas
Como habéis podido comprobar, existen bastantes limitaciones, sobre todo en el ámbito avanzado de cada una de las aplicaciones descritas. No obstante, si nuestro uso habitual se centra únicamente en explotar las funciones básicas y típicas que nos han ofrecido desde siempre en Microsoft, no deberíais de tener ningún problema en usar solamente la versión web.
Ni que decir tiene que también podemos recurrir a otras diversas alternativas gratuitas, como el siempre confiable OpenOffice o LibreOffice.
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