Office 365 es la gran apuesta de Microsoft para extender la nube a los usuarios de Office dentro del sector empresarial. El anuncio de sus posibilidades abre la puerta a un futuro inmediato en el que las empresas se abran definitivamente a un futuro del que llevamos mucho tiempo hablando, el del SaaS pero para el que muchas compañías aún no estaban preparadas por lo férreo de sus dinámicas habituales de trabajo o, incluso, por simple miedo.
Con Microsoft haciendo una apuesta fuerte por integrar la nube y el escritorio, y tras realizar un análisis a fondo de la alternativa a Google Apps, hemos querido conocer de primera mano qué incluye Office 365 y cómo se ha querido enfocar desde la propia compañía, para lo cual hemos entrevistado al catalán Xavier Reig, Program Manager en Office 365, que amablemente se ofreció a guiarnos por las interioridades del proyecto.
Office 365 frente a Google Apps
¿Qué aporta Office 365 frente a Google Docs y Google Apps?
En Microsoft sabemos que Google Apps proporciona herramientas para facilitar el trabajo diario en una oficina. Sin embargo, creemos que en un entorno cada vez más colaborativo y móvil no se debe sacrificar la experiencia final del usuario. Microsoft tenía la visión de proporcionar la misma productividad a sus clientes a que con Office, SharePoint y Exchange, pero hacerlo independientemente del lugar y dispositivo con el que se esté accediendo a documentos.
Office 365 es la realización de este concepto: trasladar las herramientas en las que tantas empresas alrededor del mundo actualmente confían y hacerlas accesibles a través del navegador. Hay muchos profesionales que necesitan herramientas capaces de crear complejos documentos aun estando lejos de su lugar de trabajo y esa es la gran ventaja de Office 365 respecto a Google Apps.
¿Qué habéis aprendido de la experiencia en las Office Web Apps y de las Microsoft Business Productivity Suite para incorporarlo en Office 365?
Cuando Office Web Apps vio la luz y los primeros clientes empezaron a usar la Microsoft Business Productivity Suite (BPOS), yo aún no formaba parte de esta compañía. Sin embargo, hemos aprendido mucho de nuestros clientes. Para empezar, hemos entendido cuán importante es ofrecer una interfaz consistente en todos nuestros servicios.
El concepto de Suite hace que los administradores encuentren lo que buscan de forma más rápida. También aprendimos que es importante ofrecer una interfaz simple e intuitiva reduciendo el tiempo de aprendizaje necesario para usar toda la funcionalidad de Office 365. Esto es especialmente crítico para aquellos pequeños negocios que no cuentan con un Administrador especializado en IT.
Finalmente, una de las lecciones más importantes más allá de Office Web Apps y BPOS es la necesidad de ofrecer colaboración en línea de forma simple y efectiva. No contar con un ordenador ya no es una limitación para no disponer de tus documentes allá donde vayas, por eso Office 365 se basó en la premisa de que la integración en la nube debía ser totalmente transparente al usuario proporcionando herramientas tan potentes Office 2007 pero con la movilidad de Office Web Apps y BPOS.
Microsoft en la nube frente a las reticencias del usuario
¿Pensáis que la nueva apuesta va a chocar con la mentalidad férrea y reacia al SaaS de las empresas? ¿O, al contrario, al no ser un Saas puro y duro va a facilitar el cambio hacia la nube?
No creo tener suficiente conocimiento de mercado para responder esta pregunta adecuadamente, pero como opinión personal desde dentro del equipo creo que Office 365 tiene mucho sentido para negocios pequeños que necesitan herramientas colaborativas pero que no disponen de tiempo o recursos para mantener una infraestructura tecnológica. Además, la confianza que muchas empresas alrededor del mundo han puesto en Microsoft a lo largo de los años creo que ayudará a que cada vez haya más compañías que cambien y muevan su negocio hacia la nube.
Uno de los elementos clave de vuestro éxito puede ser la integración de Office 365 en las empresas. ¿Cómo vais a fomentar la transición hacia un entorno mixto, nube y escritorio tradicional?
El equipo de Office 365 ha puesto muchísimo esfuerzo en proporcionar un proceso de migración que sea lo bastante simple para que pueda ser llevado a cabo por clientes que no cuentan con experiencia en gestión de sistemas informáticos. La gran ventaja es que Office 365 ofrece la posibilidad de o bien mantener tu servidor de Exchange coexistiendo con el servidor de Exchange Online, o bien migrar tu servidor de correo a la nube.
Aunque parezca un proceso arduo, la consola del administrador contiene un asistente con un conjunto de sencillos pasos que ayudan a los clientes durante todo el proceso migratorio. El objetivo de llevar tu negocio a la nube es el de simplificar cualquier proceso y fomentar la colaboración, y ello empieza por proporcionar herramientas que permitan migrar los servidores de correos de los clientes a la nube de forma extremadamente simple.
Nos gustaría que nos aclaraseis más, si es posible, el funcionamiento en un entorno mixto, donde media empresa trabaja de la forma tradicional y la otra media con Office 365, ambas con la misma SharePoint, calendarios, datos de correo, etc. ¿Cómo lo verá el usuario? ¿Qué barreras habéis tenido que eliminar para hacerlo lo más sencillo posible?
Desde el punto de vista del correo electrónico y calendarios, los usuarios no verán ningún cambio en la forma en cómo trabajan actualmente. La única diferencia reside en que ahora los buzones están en la nube. No queríamos forzar al usuario a tener que usar el navegador para hacer las tareas más simples a las que ya está acostumbrado.
Sin embargo, queríamos ofrecer en todo momento una experiencia colaborativa. Por ello, se creó el inicio de sesión único (Single Sign On): cuando un usuario inicia sesión en su ordenador, también inicia sesión en Office 365. De esa forma, puede navegar entre carpetas locales y carpetas en SharePoint de forma totalmente transparente. En definitiva, para el usuario final que usa Word, Excel y Outlook diariamente el cambio seria mínimo sino inexistente.
Office 365 fuera de entornos controlados por Microsoft
¿Se nos va a hacer imprescindible usar Silverlight o vais a mejorar la experiencia web en navegadores no soportados como Chrome en Mac?
Estamos trabajando día a día para ofrecer la mejor experiencia para el usuario tanto en los navegadores más usados en ordenadores como en navegadores de otras plataformas como teléfonos y tablets. A pesar de que por ahora estos navegadores no están soportados, la experiencia con ellos es realmente tan buena como los que sí soportamos. Sin embargo, debemos asegurarnos de que dicha experiencia es lo bastante robusta como para asegurar que Office 365 es 100% compatible con cada uno de los navegadores que hay disponibles.
¿Es Office 365 la primera alternative multiplataforma real (estaréis en Windows, Mac, la nube) frente a propuestas “sólo web”?
La verdad es que como ya he dicho en las otras respuestas una de las metas principales de Office 365 es proporcionar una experiencia rica para el usuario independientemente de la plataforma con la que se acceda. No puedo asegurar que sea la primera, pero sin duda puedo afirmar que se trata de una de las más potentes y completas que existen ahora mismo en el mercado. Y como ya he dicho, nuestra meta es seguir evolucionando para poder soportar más navegadores y más dispositivos con tal de dar la máxima libertad al usuario final.
¿Qué planes gratuitos hay previstos, al menos temporalmente de prueba?
En la web de Office 365 se pueden encontrar ofertas para probar durante 30 días sin ningún coste. Se pueden probar las dos versiones de Office 365: la versión para pequeñas y medianas empresas y la versión para grandes compañías. Cuesta muy poco registrarse y realmente vale la pena probar el producto para entender realmente qué es capaz de ofrecer Office 365.
¿Creéis que en un entorno lleno de modelos freemium el plantear una opción de pago puede ser un obstáculo importante para la extensión de Office 365?
Hoy en día existen productos gratuitos para casi cualquier cosa, por ello es importante ofrecer un valor añadido por el que el cliente esté dispuesto a pagar. Sin duda las ventajas de un producto como Office 365 son la calidad del servicio, la potencia de sus herramientas, la integración de todos los servicios en una Suite y, como todo servicio en la nube, la eliminación de la necesidad de mantener una infraestructura tecnológica.
Aunque las herramientas gratuitas disponibles suponen un obstáculo en el camino de Office 365, todas las ventajas mencionadas junto con la constante innovación de un servicio como Office 365 suponen una inversión con la que muchas empresas saldrían beneficiadas.
¿Qué ocurre con nuestros datos si cancelamos el servicio? ¿Podemos exportar los datos, configuraciones… etc. en cualquier momento para montar la solución offline tradicional?
Cuando la subscripción con Office 365 expira, el cliente dispone de un periodo de unas semanas para descargar todos los documentos de SharePoint a sus servidores y migrar los buzones de correo de nuevo a sus servidores de Exchange. Al final de ese periodo, los datos del cliente en la nube son eliminados completamente.
Gracias a Xavier por darnos la oportunidad de compartir, como el indica, “su pasión por Office 365”.
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