¿Trabajas desde casa? 7 consejos de productividad que me funcionan

Hay dos tipos de persona: las que pueden trabajar desde casa y las que no. Para unos es un sueño hecho realidad: ahorrarse los atascos de cada mañana, tener más flexibilidad de horario, poder conciliar mejor la vida laboral con la familiar... pero para otros es una auténtica pesadilla: te pasas el día entre cuatro paredes, no tienes contacto en persona con nadie, haces demasiadas visitas a la nevera y muy probablemente acabas hablando con tu gato.

Yo estoy en el primer grupo. Llevo un año y medio trabajando desde casa y disfrutando cada minuto de ello, aunque también reconozco que tiene sus inconvenientes. Cuando empecé a hacerlo me dediqué a leer mucho sobre cómo afrontar el trabajo en casa: productividad, organización, trucos para concentrarse y evitar distracciones, la dificultad de desconectar... y toda esta información, sumada a mi experiencia de estos meses, me han llevado a escribir este artículo.

Ante todo, conviene aclarar que estos trucos y consejos me funcionan a mí... pero no tienen por qué hacerlo contigo. Cada persona es un mundo, y también depende mucho del tipo de trabajo que hagas. No es lo mismo ser redactor para un medio online que diseñador freelance, o propietario de una tienda en Etsy.

Aun así, en líneas generales, creo que la mayoría de los que trabajamos en casa podemos beneficiarnos de una serie de costumbres que pueden hacer nuestras jornadas más productivas, y ayudarnos a evitar los principales "peligros" de quienes tenemos la oficina en casa: la dificultad de separar lo profesional de lo personal, las distracciones, la falta de concentración, la monotonía... Así es como me organizo yo para evitar esos problemas.

Ante todo, planificación

Todos los domingos tengo una tarea sagrada: planificar la semana siguiente. "¿Trabajar el domingo, en serio?", estarás pensando. Sí, pero no te imaginas lo mucho que vale la pena. Esto es lo que llaman flexibilidad horaria...

Dedicar entre 20 y 30 minutos de tu domingo (no es tanto, ¿verdad?) a planificar tu semana te ahorrará mucho tiempo, porque sabrás exactamente qué tareas tienes esa semana, y podrás preparar tu agenda para organizarte mejor y hacerlas de la forma más optimizada posible.

Esta planificación semanal, además, se complementa luego con la planificación diaria: cada día, al acabar tu jornada, revisas lo que tienes para el día siguiente (tal y como lo planificaste el domingo) y actualizas la agenda en función del trabajo que ya hayas hecho o de alguna nueva tarea que haya surgido. De nuevo, dedicarle a esto los últimos 10 o 15 minutos de tu jornada te ahorrará tiempo al día siguiente.

Además, será por falta de herramientas de software para hacerlo: desde el potente Trello hasta el clásico Excel, pasando por el sencillo calendario de Google... o una simple agenda de papel, si es lo que prefieres. Recuerda: encuentra el método de organización que mejor se adapta a tus circunstancias, y no al revés.

La lista de tareas es tu amiga

Una de las grandes protagonistas de la organización de tu trabajo es la lista de tareas. Pero ojo: es muy fácil convertirla en tu peor enemigo, y en una fuente constante de frustración - como cuando no llegas a marcar como "hecho" todos los elementos que has incluido en ella.

La norma número uno de las listas de tareas es no hacer de ellas listas interminables; tienen que estar adaptadas a tu ritmo de trabajo y a las horas que tienes disponibles ese día. Lo más importante no es que tengan muchos elementos, sino que éstos estén correctamente priorizados, y que las tareas más grandes estén divididas en varias más pequeñas.

Hay quien recomienda no hacer listas más allá de tres o de cinco elementos. Otros aconsejan usar diferentes métodos, como el "1-3-5" o el "3+2". El primero consiste en hacer una lista con una tarea importante, tres tareas menos importantes y cinco mini-tareas, mientras que el segundo aconseja hacer una lista con tres tareas importantes y otras dos mini-tareas.

Otro truco que me funciona es adaptar la lista de tareas a mi "ritmo natural", por llamarlo así; es decir, si por ejemplo te concentras mejor o eres más creativo a primera hora de la mañana, dedica ese momento del día a la tarea que requiera más concentración o mayor creatividad.

De nuevo, hay muchas soluciones de software que pueden ayudarte con tu lista de tareas; las más populares son Wunderlist y Todoist, pero no dejes de explorar otras opciones hasta encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Prepara la zona de trabajo

Uno de los "peligros" de trabajar en casa es precisamente ése: estás en casa, y no lo ves como un ambiente de trabajo. Para ayudar a ese cambio de chip, lo más aconsejable es designar una zona de la casa como "área de trabajo" (una habitación, un escritorio colocado en un lugar concreto...) y mantenerlo lo más limpio y ordenado posible.

Con "limpio" no quiero decir sólo que no esté lleno de polvo o pelusas, sino que no tengas elementos de distracción (la consola de videojuegos y la tele, fuera) ni permitas que esa habitación, por ejemplo, sea también el rincón de juegos de tu hijo.

Lo mismo aplica para el escritorio de trabajo en sí. Cuando más despejado y libre de distracciones, mejor. Recuerda que si trabajas solo en casa, la tentación puede ser difícil de resistir. Total, ¿quién se va a enterar si le echo un vistazo rápido a esa revista que tengo aquí encima de la mesa?

Tu lugar de trabajo, además, debería estar bien iluminado y con una temperatura adecuada, sin olvidar una silla cómoda y de calidad. Si te vas a pasar entre ocho y diez horas encerrado en esa habitación, que sea en las mejores condiciones posibles, ¿no crees? Por eso, hacer una pequeña inversión en una buena silla y en un sistema de aire acondicionado (si trabajas con ordenadores, seguro que sabes el calor que dan) puede no ser una idea tan descabellada.

Por último, y aunque esto depende mucho del tipo de trabajo, quizás tener música de fondo te ayude. En mi caso la tengo puesta prácticamente todo el día, aunque voy cambiando entre música instrumental para los momentos que requieren más concentración (las bandas sonoras son perfectas para esto) o canciones con letra para tareas más ligeras. Aquí Spotify es tu gran aliado.

Haz descansos frecuentes

Cuando trabajas en una oficina, lo más normal es que tu trabajo se vea interrumpido varias veces al día, ya sea por otro tipo de tareas (por ejemplo, porque tienes una reunión) o porque quedas con tus compañeros para hacer un café. Pero en casa es fácil perder la noción del tiempo, y que se te vayan tres horas trabajando delante del PC.

Esto no sólo no ayuda en absoluto a tu rendimiento, sino que además fomenta el sedentarismo y otras consecuencias negativas del trabajo en casa. Cuando te pasas varias horas seguidas delante del PC acabas cansado, te cuesta más concentrarte y al final cualquier cosa te distrae.

Una buena forma de evitarlo es usar la llamada técnica Pomodoro, que combina períodos de trabajo de 25 minutos con pausas de 5 minutos, más una pausa adicional un poco más larga cuando llevas cuatro períodos de trabajo seguidos.

Pero, de nuevo, lo mejor de que trabajes por tu cuenta es que puedes adaptar este método al tipo de trabajo que hagas. Si 25 minutos no es suficiente, puedes alargar esos períodos de trabajo o adecuarlos a tus tareas - por ejemplo, haciéndolos coincidir con lo que tardas en hacer cada una de ellas.

Lo importante es insertar pausas entre esos tiempos de concentración, para despejarte, darle un descanso al cerebro, o simplemente levantarte un rato de la mesa de trabajo. Hay quien incluso aprovecha esas pausas un poco más largas para salir a dar un paseo, algo que puede ayudar, por ejemplo, cuando necesitas hacer una tarea de tipo creativo (pensar ideas para un artículo, sin ir más lejos) y te has quedado bloqueado.

Otro truco que empleo a veces es cambiar el espacio de trabajo. Si bien comentaba antes la importancia de tener un rincón de casa dedicado al trabajo, hay ocasiones en que un pequeño cambio de ambiente puede ayudar con determinadas tareas. ¿Necesito concentrarme a tope en un artículo? Cojo el portátil y me voy a trabajar a otro sitio de la casa, o incluso fuera. El cambio de ambiente dentro de la rutina suele ayudar.

Integra las distracciones en tu jornada

Hablando de pausas y de cambios, éstas son totalmente necesarias dentro de una jornada de trabajo. Lo que hay que evitar es que produzcan en los momentos en que no toca, como cuando estás inmerso en una tarea y una distracción te hace perder la concentración.

Si estás metido de lleno en una tarea, bloquea todas las distracciones que puedas tener: adiós a las redes sociales, cierra el email, silencia las notificaciones del móvil... Por suerte, también hay unas cuantas utilidades de software que pueden ayudarte con esto.

Ahora, una vez acabada la tarea, no pasa nada por darle un descanso al cerebro (es más, lo necesitas para afrontar la siguiente tarea de tu lista) con tu distracción favorita: dale un repaso al muro de Facebook, contesta los últimos mensajes del grupo de WhatsApp, levántate para dar una vuelta por casa, prepárate un café... o incluso aprovecha para hacer alguna tarea doméstica breve.

Lo importante, en resumen, es saber detectar cuáles son tus mayores fuentes de distracción y bloquearlas en el momento adecuado, para integrarlas de forma natural en las pausas que realices durante tu jornada de trabajo.

No seas esclavo del email

El email, aunque sea relacionado con el trabajo, es una de las grandes distracciones a las que nos enfrentamos hoy en día (y aquí entran todos, los que trabajan en una oficina y los que lo hacemos desde casa). Y en mi caso, desde que puse en marcha este método, me ayuda a tenerlo mucho más controlado.

Se trata de algo tan sencillo como tener el email cerrado. Sin más. Fuera la pestaña de Gmail, adiós al cliente de escritorio. Esto no quiere decir, claro está, que no mires el email, pero deberías hacerlo sólo en ocasiones muy contadas, tres o cuatro veces a lo largo del día, y aprovechar esos momentos para gestionar los mensajes.

Esta gestión, en mi experiencia, incluye eliminar el spam, responder aquello que se pueda responder en 5 minutos o menos (con mensajes cortos al grano, sin enrollarme), y programar como tarea en mi agenda aquello que requiera más tiempo. Otro truco es usar etiquetas para clasificar mensajes; por ejemplo, con la etiqueta "contestar" para aquellos que necesito responder pero con más tiempo, o la de "to do" para aquellos que se han convertido en una tarea pero no quiero perder de vista.

Por último, una opción interesante para aquellos cuyo trabajo esté muy basado en tareas que entran vía email es usar una extensión de Chrome llamada Sortd, de la que ya hablaba en este artículo, que convierte Gmail en una especie de gestor de proyectos con listas de tareas.

Aprende a desconectar

Cuando me preguntan qué es lo peor de trabajar en casa, siempre respondo lo mismo: la dificultad para desconectar, para trazar una línea divisoria clara entre lo personal y lo laboral.

Total, como ya estás en casa, en realidad no pasa nada si le dedicas una hora más... No cambias de ambiente (como cuando sales de la oficina para volver a casa), no dependes de un horario, ni de la hora a la que pase el metro o el tren. Es tan fácil hacer horas de más que puedes acabar bastante quemado.

Por eso es muy importante tener pequeños momentos de desconexión en tu día (el café de después de comer que no me lo quite nadie, y prohibido trabajar después de cenar), planificarse al menos un día a la semana de descanso, y tomarse algunas breves vacaciones cada cierto tiempo. Lo bueno de trabajar por tu cuenta es que puedes elegir cuándo con mucha más flexibilidad. Pero no dejes de hacerlo, porque si no, a la larga, tu productividad se verá resentida.

Así que sí, trabajar desde casa mola. Tiene sus inconvenientes, eso está claro, pero sus ventajas, al menos para mí, compensan con creces. Si tú también trabajas desde casa, me encantaría conocer tus trucos y consejos para mantener la concentración y la productividad. ¿Los compartes en un comentario?

En Genbeta | 9 pasos para evitar distracciones frente al PC