Productividad: cómo hacer una buena lista de tareas

Las listas de tareas tienen dos caras: pueden ser una forma muy práctica de organizar tu día a día, ya sea trabajando en una oficina o desde casa, o pueden convertirse en tu peor enemigo, en ese monstruo que te acecha cada mañana al comenzar tu jornada y que parece que nunca va a desaparecer de tu vista.

Si la segunda cara que hemos descrito antes es la que más se parece a tu caso, tienes un problema con tu lista de tareas. Pero hay formas de reconducir la situación, y convertirla en una herramienta que te ayude a completar los objetivos que te marques para cada día, y a terminar tu jornada de trabajo con la satisfacción del deber cumplido (que sí, suena cursi, pero es una sensación muy agradable, para qué nos vamos a engañar).

El cómo una lista de tareas puede pasar de ser útil a convertirse en un obstáculo en tu productividad suele ser consecuencia de los errores más comunes a la hora de crearla. Porque puede parecer una tarea de lo más simplona (escribir en un papel o en una app lo que tienes que hacer), pero crear una lista de tareas que sea realmente efectiva tiene su truco.

En este artículo te damos algunas sugerencias sobre aplicaciones para gestionar tu lista de tareas, y también consejos para que, en lugar de un estorbo, sea una ayuda inestimable para organizar tu trabajo y mejorar tu productividad.

Aplicaciones para listas de tareas

Apps para hacer listas de tareas, las hay a puñados. Es probablemente una de las categorías de software donde más opciones encontramos, además en todas las plataformas, desde la web hasta los sistemas operativos móviles.

Esta variedad se mantiene también en el tipo de aplicación. En otras palabras, tienes aplicaciones muy, muy sencillas, con las que simplemente creas listas de elementos que luego tachas con un clic; y luego tienes también herramientas con bastantes más opciones de configuración, para quienes necesitan un poco más allá.

Sea como sea la aplicación de listas de tareas ideal para ti, hay tantas para elegir que seguro que encuentras la que mejor se adapta a tus circunstancias.

Por ejemplo, si buscas una app de listas de tareas de lo más simple, que funciona directamente en el navegador web y ni siquiera requiere crear una cuenta de usuario, puedes utilizar Daily Todo: abres la página en una pestaña, creas tu lista... y a trabajar.

Una opción también para el navegador, aunque con un diseño un poco más trabajado y con perfil de usuario, es Do it (Tomorrow): una lista de tareas online (con versión para móvil también) que te permite repartir tus tareas entre lo que puedes hacer hoy y mañana.

Si usas Chrome, una buena opción también es usar una extensión. Momentum, por ejemplo, te recuerda tu tarea de lista pendientes cada vez que abres una nueva pestaña - una forma muy sencilla y a la vez eficaz de evitar la procrastinación.

Si quieres dar el salto del navegador al móvil, para tener siempre tu lista de tareas a mano, puedes usar alguna aplicación que tenga versión para ambas plataformas. Opciones en este campo tampoco te faltan, con algunas de ellas tan conocidas como Wunderlist, Todoist y Any.do.

Además, todas ellas cuentan con planes de uso gratuito, de forma que puedes probarlas sin compromiso antes de decidirte por la que mejor se adapte a tus gustos y necesidades. Tienes más candidatos interesantes en este otro artículo.

Pero la cosa no acaba en aplicaciones de listas de tareas. Si eres fan de Excel (hay gente para todo), puedes usar también una plantilla de lista de tareas y gestionar ahí mismo tu carga de trabajo diaria.

Otra herramienta que puede servirte, sobre todo si se trata de tareas a largo plazo integradas dentro de un proyecto de mayor volumen, es Trello; con esta utilidad puedes gestionar proyectos de trabajo de gran envergadura, dividiéndolos en fragmentos más pequeños y organizando éstos por categorías, sin perder de vista en un solo momento ni una sola de las tareas asociadas.

Además de las soluciones digitales, no hay que subestimar la tradicional agenda de papel. Para muchos (entre los que me incluyo) acaba siendo el método que mejor les funciona. Las agendas de papel siguen teniendo ese "no-sé-qué" que las hace terriblemente atractivas a ojos de mucha gente, aunque eso no es lo único que las hace tan efectivas.

Numerosos estudios han demostrado los beneficios de escribir a mano por encima de teclear en un ordenador o un móvil, a lo que hay que sumar que una agenda suele ser más flexible, más fácil de usar, más accesible y nos da a menudo una sensación de satisfacción que no consigue ninguna app.

Además, si quieres combinar tu agenda de papel con un método de productividad, como el famoso Bullet Journal o Strikethru, del que ya te hablamos aquí en su día.

¿Qué método es mejor para hacer una lista de tareas?

Decíamos al principio que la principal razón por la que una lista de tareas deja de ser útil es porque se cometen una serie de errores muy comunes al crearlas y al trabajar con ellas. Esos errores son:

Hacer la lista de tareas demasiado larga.
No priorizar correctamente las tareas.
No calcular correctamente el tiempo que llevará cada tarea.
Mezclar diferentes tipos de tareas entre sí.

Para evitar estos errores, hay una serie de consejos que todo aquel que empiece a trabajar con una lista de tareas puede aplicar, ya esté usando una libreta de papel normal y corriente, o una aplicación de móvil con integración para smartwatch. Son éstos:

Haz la lista de tareas el día antes. No cometas el error de sentarte a trabajar en tu escritorio y que lo primero que hagas sea crear la lista de lo que tienes que hacer ese día; estarás perdiendo un tiempo precioso, y además probablemente las horas en las que estás más fresco y lleno de energía. No, el momento ideal para preparar tu lista es al acabar la jornada del día anterior; así puedes pasar alguna tarea que se haya quedado en el tintero, y planificar tranquilamente la jornada del día siguiente como punto y final a tu día de trabajo.
Cuidado con la longitud. Hacer una lista de tareas con 20 elementos es un gran error; no te hace más productivo, te agobias con sólo mirarla y lo más probable es que te cause una sensación de insatisfacción al acabar el día sin haber podido completarla. Las listas de tareas deberían ser breves y centradas en lo más importante. Dos métodos recomendables son el 3+2 (tres tareas importantes más dos tareas menos importantes) y el 1-3-5 (una tarea importante, tres tareas menores y cinco mini-tareas)

Mantén listas aparte. Un truco para los que son incapaces de hacer listas tan breves es mantener dos listas aparte de la lista de tareas principal. Una sería la "dump list", una lista donde volcar todo lo que te ronda por la cabeza y que tienes que hacer, y que ya irás incluyendo y priorizando en tu lista principal a medida que completes tareas; la otra sería la "Low energy list", una lista de mini-tareas para completar cuando estés ya cansado, o como "pausa" entre otras dos tareas más exigentes.
Organiza las tareas de alguna forma. Ya sea ordenándolas por prioridad, o segmentándolas por el tipo de tarea (cosas del trabajo, cosas personales, cosas domésticas), es importante categorizar tus tareas de alguna manera. Si las reúnes todas en una sola lista será más complicado completarlo todo.
Crea tareas específicas. La lista de tareas está para ayudarte a ser más productivo, no para hacerte pensar. Por eso es fundamental que sean lo más precisas posible, y que contengan toda la información que necesitas. Porque no es lo mismo tener como tarea "escribir artículo para el blog" que algo como "Artículo para el blog: lista con apps de productividad (enlaces seleccionados ya en el borrador de Wordpress)": una tarea concisa, con todos los datos que necesitas para ponerte a trabajar en ella ya mismo.
Ten en cuenta el tiempo. Es complicado saber de antemano cuánto tiempo vas a tardar en completar cada tarea de tu lista, pero a medida que la usas la experiencia te ayudará a hacerlo. Y estimar ese tiempo es importante a la hora de añadir nuevos elementos a tu lista y combinarlos con otros, para poder completar todo lo que te propongas en el tiempo que tengas para trabajar (o dividirlo en dos o más jornadas, según lo que necesites).
Tacha lo que vayas consiguiendo. No sólo ayudará a mantener la lista organizada y saber lo que ya has completado, sino que a nivel psicológico la sensación del trabajo completado te proporcionará una gran satisfacción (y un poquito de motivación extra para ir a por la siguiente).
Prueba varios métodos y quédate con el mejor te funcione. Aquí hemos hablado de aplicaciones web, apps para móvil, agendas de papel, listas 3+2, dump list, low energy list, listas organizadas por prioridad o por categorías... pero encontrar el método que mejor funciona al final es cuestión de cada uno. Lo importante es conseguir un método (o una mezcla de varios, que también se puede) que se adapte a ti, a tus gustos y necesidades, a tu forma de trabajar - y no al revés-. Si notas que tienes que hacer un esfuerzo para adaptar tu forma de trabajo a tu método para gestionar la lista de tareas, es que algo no va bien, y toca explorar nuevas alternativas.