Consejos, trucos y aplicaciones para ser más productivo al trabajar desde casa

La preocupación actual por el Coronavirus sin duda ha tenido un gran impacto en cómo muchos trabajan, con empresas en todo el mundo y personas decidiendo optar por el teletrabajo para reducir las posibilidades de un posible contagio.

Aunque muchos estamos acostumbrados a trabajar desde casa desde hace años, esta no es la experiencia de la mayoría de las personas, y aunque a veces no es fácil reconciliar la idea de que nuestro lugar familiar y de descanso pase a ser también nuestro sitio de trabajo, con algunas prácticas y herramientas útiles se nos puede hacer más sencillo mantener nuestro nivel de productividad.

Establecer una rutina

Y atenerse a ella. Un problema común al trabajar desde casa es que no establecemos un horario ni una rutina. El resultado de esto puede ser que o no hacemos todas las cosas que tenemos que hacer por falta de organización, o terminamos trabajando incluso más que desde una oficina porque no hemos establecido límites.

Muchos ya tienen la mente y el cuerpo acostumbrados a que el trabajo comienza cuando salimos de casa y termina cuando llegamos a ella. Si ahora estás en casa durante tus horas de trabajo y tus horas libres, te va a costar un poco acostumbrarte a la nueva realidad y separar ambos mundos.

Aquí es sumamente importante que establezcas un horario, puede ser el mismo al que estás acostumbrado cuando tienes que salir a trabajar, o puedes adaptarlo a tu nueva situación, pero la idea es que se mantenga igual siempre, para poder crear el hábito y que se convierta en rutina, así es menos pesado de sobrellevar.

Crear un espacio separado para el trabajo

Si puedes darte el lujo de tener un espacio en casa que esté dedicado únicamente al trabajo, como un despacho, o una habitación separada cualquiera libre de distracciones, tu productividad lo agradecerá.

Jamás será igual trabajar desde tu cama, o desde el salón con la tele en frente, o en la cocina, etc. Si además compartes tu casa con otras personas, ya sean compañeros de piso o tu familia, es extremadamente fácil que te interrumpan y te distraigas si no tienes tu propio espacio. Es importante comunicarse con las otras personas con las que cohabitas para que respeten tus horas de trabajo dentro de casa.

Esta es quizás la parte más complicada, pues no todos tienen los recursos necesarios para poder aislarse a trabajar. Si es una situación temporal quizás resulte más complejo invertir en algo así, pero si planeas trabajar desde casa a largo plazo, es algo que tienes que considerar más seriamente.

Convertirse en maestro de la organización

Cuando trabajas desde casa eres tu propio supervisor, no tienes ni jefes ni compañeros de trabajo cerca que te vigilen, que miren sobre tu hombro, o que generen esa presión de que hay que terminar algo, o incluso que te recuerden cosas que quizás pasaste por algo.

Aquí es buena idea aprovechar alguna herramienta de software para organizar tareas, mejor aún si además funcionan para equipos y puedes sugerir una para usar con tus compañeros de trabajo.

Trello para organizar tareas usando el método Kanban es una opción excelente, especialmente porque sus columnas te permiten ordenar de forma visual las cosas por hacer, las pendientes y las terminadas en diferentes tableros. Puedes tener diferentes tableros para diferentes proyectos, y puedes usarla también como herramienta de comunicación de equipos.

Todoist es otra buena opción que te ayuda a organizar tus tareas al mismo tiempo que aprende de tus hábitos. Su diseño es minimalista y libre de distracciones, y es muy útil para organizar actividades dependiendo de la hora del día.

Notion es una opción un poco más poderosa que las anteriores, puede convertirse en un área de trabajo todo en uno desde la que puedes tomar notas, escribir documentos, gestionar calendarios, añadir bases de datos, almacenar algunos archivos, y colaborar en equipo.

Y si además buscas un aplicación que te sirva de agenda, Sunsama es quizás mejor opción que integra calendario, reuniones y tareas. Será fácil de dominar si ya conoces herramientas como Google Calendar o Trello.

Evitar distracciones

Si has logrado armar tu espacio separado en casa, nadie te va a molestar, tienes una rutina y un horario establecido, pero todavía te cuesta evitar las distracciones, quizás puedas echar mano de algunas herramientas para mejorar la concentración.

Si usas macOS puedes probar con algo como Serene que bloquea cualquier aplicación que marquemos como distracción, además de que te pone música relajante e inicia un cronómetro para que sepamos el tiempo que llevamos trabajando en una tarea.

Si te distraes fácilmente abriendo pestañas que no deberías, con la extensión StayFocused puedes limitar el tiempo que te permites pasar navegando en ciertos sitios web que se tragan tu productividad.

En Windows tienes una utilidad llamada Ghoster que te ayuda a concentrarte oscureciendo todas las ventanas excepto la que tienes al frente en ese momento, lo que puede ser útil para mantenerte enfocado en solo la ventana activa.

La regla 52/17

Si alguna vez has leído de técnicas de productividad es probable que hayas chocado mucho con la palabra "descansos". Y es que una de las más famosas, la técnica pomodoro se basa precisamente en eso: elegir una tarea, concentrarnos en ella por unos 20-25 minutos y luego tomar un pequeño descanso de unos cinco.

La regla 52/17 es un concepto similar, solo que más específico. Nos habla de supuestos tiempos óptimos de trabajo/descanso. Concentrarse 52 minutos y descansar 17. Sea como sea, el punto importante son los descansos pequeños para recargar las pilas, no los minutos exactos.

Una de las quejas de muchas personas a la hora de aplicar estás técnicas, es que si estás en una oficina y tu jefe te ve "haciendo nada" en esos minutos de descanso, hay drama. Pero si trabajas desde casa y tu supervisor eres tú, no tienes excusa para no probar algo así. Para algunos hace maravillas por su productividad y los mantiene alertas y concentrados.

En Windows 10 cuentas con una app gratuita llamada Focus 10 que sirve para crear relojes pomodoro en ese estilo. En macOS una de las mejores es Be Focused, y desde el navegador puedes probar con Increaser.