Llevas 20 minutos concentrado escribiendo un artículo en el ordenador, cuando de repente llega una notificación de Facebook al escritorio. Y claro, no puedes reprimir la tentación de ver qué es. Luego, ya que estás, echas un vistazo a tu muro. "Ay, mira qué vídeo tan gracioso, lo voy a enviar a mi grupo de WhatsApp". Coges el móvil, y para cuando has acabado, ya ni recuerdas de qué estabas escribiendo...
¿Te suena? Es el panorama al que nos enfrentamos muchos, ya sea trabajando en casa o en la oficina (donde las distracciones son incluso más numerosas). Con la cantidad de estímulos y de información que estamos recibiendo constantemente a través de Internet o del móvil, cada vez cuesta más concentrarse, y esas distracciones pueden salir muy caras.
Un experimento llevado a cabo en 2013 por el New York Times en colaboración con la Universidad Carnegie Mellon demostró que la distracciones pueden afectar al rendimiento general y a la calidad del trabajo realizado. En dicho experimento, las respuestas a una simple prueba de lectura comprensiva fueron un 20% más acertadas en un grupo de gente que no sido interrumpido, en comparación con otro grupo que había recibido un mensaje de texto durante su trabajo.
Pero no hace falta hacer experimentos en laboratorio para saber que el ordenador, al tiempo que es una estupenda máquina con la que trabajar hacer grandes cosas, es también una fuente inagotable de distracciones. Por eso en este artículo te damos algunos consejos y pistas para evitarlas, ya sea usando el software adecuado, ya sea con un pequeño cambio de actitud. ¡Porque acabar el día después de una jornada altamente productiva es una sensación estupenda!
Paso 1. Desactiva las notificaciones
Ten clara una cosa: si no te enteras de los últimos mensajes de tu grupo de WhatsApp, o del último like que ha recibido tu foto en Instagram al instante, no pasa nada. No se acaba el mundo. Hazte un favor y desactiva las notificaciones de tu móvil. Deja sólo las que consideres realmente importantes (no, los grupos de WhatsApp generalmente no lo son), y aun así, si éstas continúan siendo una distracción, no tengas piedad y desactívalas también.
Lo mismo se aplica para las notificaciones en el escritorio. En Windows 10 se desactivan desde el Centro de actividades, y en Mac desde las Preferencias de sistema. Y también los navegadores web: en Firefox hay que ir a Preferencias > Contenido, y en Chrome, dentro de las opciones avanzadas de configuración, buscar el botón "Configuración de contenido". Al hacer clic se abrirá una ventana donde encontrarás, entre otras cosas, las opciones de configuración de las notificaciones.
Paso 2. Olvídate del email
La misma filosofía puedes aplicarla al email. En los tiempos que corren se ha instaurado una especie de "cultura de la inmediatez", en la que parece que está mal visto tardar más de unos pocos minutos en responder un email. Pero créeme, no pasa absolutamente nada si respondes en dos o tres horas.
Estar pendiente de la llegada de nuevos mensajes, ya sea con la pestaña de Gmail permanentemente en segundo plano o con el cliente de correo siempre abierto, es una fuente constante de distracciones y un ataque directo a tu productividad. En lugar de eso, limita la consulta (y redacción de respuestas) a momentos concretos del día, como por ejemplo primera hora de la mañana, mediodía y última hora de la tarde. Y mientras tanto, mantén el correo electrónico cerrado y concéntrate en tu trabajo.
Paso 3. Utiliza una lista de tareas
Si tenemos el cerebro pensando en lo que tenemos que hacer, intentando recordar todas las tareas pendientes y procurando que no se nos olvide nada, resulta más complicado concentrarse en el trabajo en así. Pero por suerte, para eso están las aplicaciones de listas de tareas.
Hay docenas de opciones disponibles, desde la clásica Wunderlist hasta una simple extensión de navegador. Eso sí, recuerda que tu tiempo es limitado, así que no hagas listas de tareas infinitas y aprende a priorizar.
En cuanto a elegir qué poner en tu lista, o cómo organizarla, algunos recomiendan incluir no sólo cosas que "debes" hacer (tareas prioritarias con impacto inmediato), sino también cosas que "deberías" hacer (tareas para proyectos a largo plazo) y tareas que "quieres" hacer (algo que realmente te apetece).
Otra opción es usar la regla del 1-3-5, y plantearte cada día una lista con una tarea grande, tres tareas medianas y cinco tareas pequeñas.
Paso 4. Evita la procrastinación
La procrastinación suena a algo serio, pero se resume en un concepto muy sencillo: distraerse con cualquier cosa y perder el tiempo, en lugar de estar concentrado en el trabajo, aun a sabiendas de que tenemos esa tarea pendiente. Y en ocasiones es realmente difícil evitarla, sobre todo cuando llevas un rato trabajando y estás cansado.
Lo más práctico en estos casos es concentrarse al máximo en los ratos de trabajo, pero dejar también espacio para las pausas, que permiten que el cerebro se oxigene y puedas ir a por la siguiente tarea más fresco y con más ganas. Para ello, una buena opción es usar la técnica Pomodoro, para la que tienes unas cuantas apps: Pomorodo Timer (extensión de Chrome), Pomodoro Clock (extensión de Firefox), Tomato Timer (aplicación web), Pomodoro.cc (aplicación web), ClearFocus (app de Android) o Pomodoro Time (app de iPhone) son algunas de ellas.
Paso 5. Bloquea las páginas que te distraen
A veces hay que ir un paso más allá. Al principio del artículo mencionaba Facebook, pero la red social de Zuckerberg es sólo la punta del iceberg de la cantidad de páginas web que "amenazan" con distraerte: Twitter, YouTube, Pinterest, Reddit... Si no tienes la suficiente fuerza de voluntad para evitar visitarlas cuando deberías estar trabajando, puedes usar alguna aplicación que las bloquee.
También en este caso tienes varias opciones a tu disposición: Cold Turkey para Windos y Self Control para Mac, por ejemplo, o StayFocusd para Chrome y LeechBlock para Firefox como extensiones de navegador.
Paso 6. Di adiós a la multitarea
Aunque hace algunos años la multitarea se nos vendía como una forma de conseguir más en menos tiempo, numerosos estudios han demostrado que lo único que conseguimos al hacer varias tareas a la vez es ser menos eficientes, estar más distraídos... y no hacer bien ninguna de ellas.
De ahí la importancia de lo que comentaba en el punto 3: utilizar una lista de tareas, y ordenarla por prioridad. Después sólo tienes que ir haciendo las tareas que has incluido en la lista, de una en una, y una detrás de la otra. O como dice esa frase que seguro hayas leído en alguna red social:
Productividad en 13 palabras: Una cosa a la vez. Lo más importante primero. Empieza ahora. Concéntrate. Termina.
Paso 7. Automatiza tareas pequeñas
Precisamente una buena forma de evitar la multitarea es dejar que la tecnología te ayude con aquellas cosas que puedes automatizar. Una estupenda manera de conseguirlo es mediante el servicio IFTTT, con el que puedes crear "recetas" que automatizan procesos: guardar artículos para leer más tarde, hacer copias de seguridad, hacer seguimiento de noticias que te interesen... y mucho más.
Echa un vistazo a todas las recetas de IFTTT que pueden facilitarte la vida y deja que este servicio se encargue de todas esas pequeñas cosas que te distraen y te quitan tiempo a lo largo del día.
Paso 8. Mantén tu escritorio organizado
Numerosos estudios afirman que un entorno ordenado ayuda a la concentración y a la productividad (aunque otros estudios afirman que un poco de desorden aumenta la creatividad...).
En cualquier caso, esto se aplica también al escritorio virtual, el del ordenador. Si guardas todos los documentos con los que trabajas en el escritorio, sin usar carpetas, al cabo de unas semanas perderás más tiempo buscando un documento que trabajando sobre él.
Una buena forma de organizarlo rápidamente (si lo de las carpetas te sigue dando pereza) es usar alguno de estos wallpapers con zonas claramente diferenciadas para colocar en ellos los archivos que guardes en el escritorio, y poder localizarlos luego más fácilmente.
Paso 9. Practica tu capacidad de concentración
La concentración no es algo que se tiene, y ya está. Exige esfuerzo, y sobre todo, exige práctica. La tecnología, además, no nos lo pone nada fácil. A medida que pasa el tiempo, nos cuesta más y más concentrarnos durante cierto tiempo en una sola tarea.
La Universidad de California ha realizado en los últimos años varias pruebas al respecto. El tiempo que una persona pasaba concentrada en una sola cosa sin distraerse, mientras trabajaba con el ordenador, era de tres minutos en 2004; diez años después, en 2014, era sólo de 59 segundos.
Para empezar a mejorar tu nivel de concentración, puedes echar mano de una app como Elevate, o apuntarte a algún curso de mindfulness.
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