Empecé a usar Trello como parte de un proyecto profesional hace unos tres años. Por aquel entonces desconocía totalmente el mundo de las aplicaciones de gestión de proyectos. Pero hoy en día no concebiría mi trabajo diario sin esta fantástica herramienta.
A primera vista Trello parece un sistema pensado exclusivamente para organizar proyectos de trabajo, pero en realidad, gracias a su flexibilidad y versatilidad, esta herramienta de gestión se puede usar para organizar casi cualquier cosa, tanto en el ámbito profesional como en el plano personal. Y aquí te doy algunas ideas que pueden servirte de inspiración.
Para los que no conocen Trello todavía, un pequeño resumen: se trata de un software de gestión de proyectos que puedes usar directamente en tu navegador web, y que también cuenta con apps para dispositivos móviles. Trello permite organizar proyectos en listas, y en cada una de ellas se insertan tarjetas con las ideas, tareas, o elementos de los que conste tu proyecto. En pocas palabras, Trello es como un tablón virtual donde puedes colocar y organizar post-its (también virtuales, claro) para tener todas tus notas bien ordenadas.
Así, de un vistazo tienes un resumen de tu proyecto, y además puedes organizarlo todo fácilmente. Las tarjetas se pueden arrastrar y soltar entre columnas, puedes asignarles etiquetas de colores, ponerles una fecha límite, y en cada una de ellas puedes además insertar comentarios, imágenes, listas de elementos y hasta ficheros adjuntos.
Pero aunque Trello parezca pensado para su uso en entornos laborales, lo cierto es que le puedes encontrar un montón de utilidades también en un entorno más personal. Sin ir más lejos, mira para qué puedes usarlo:
Para el calendario editorial de tu blog
Hoy en día muchos de nosotros tenemos un blog personal donde hablamos de nuestras aficiones. Puede ser de tecnología, de fotografía, de animales, de gastronomía, de punto de cruz... Pero aunque sea un pequeño proyecto personal que haces en tus ratos libres, un blog se puede beneficiar mucho de Trello si lo usas como calendario editorial.
Puedes, por ejemplo, crear una columna con listas de ideas para futuros artículos, y usar las etiquetas para distinguirlos por categoría. Luego, en otra columna pones los artículos que tengas planeado escribir durante las próximas una o dos semanas, y les asignas una fecha. Al activar la vista de Calendario de Trello, tendrás un perfecto calendario editorial de tu blog con el que será mucho más fácil conseguir regularidad en tus publicaciones y que tu contenido sea variado.
Para planificar un viaje
Me gusta mucho la fase de planificación de los viajes, pero al mismo tiempo reconozco que es un poco pesada. Hay muchas cosas a tener en cuenta y puede ser complicado tener todos los detalles a mano y bien organizados. Pero Trello también te puede ayudar con esto.
Para ello, crea un proyecto nuevo (que será tu viaje) y dentro de él, crea columnas para todos los temas relacionados con el viaje que hay que revisar: preparativos previos, reservas de transporte, alojamiento, rutas que quieres hacer o sitios a visitar, recomendaciones de amigos o guías de viaje... De esta forma seguro que lo tienes todo mucho más controlado.
Para organizar una boda
Y quien dice un viaje... ¡dice una boda! Un enlace es otro ejemplo típico de evento en el que hay muchas cosas a tener en cuenta en la organización, y es más importante que nunca estar pendiente de todos los detalles para que nada salga mal en ese día.
Creando el proyecto de tu boda en Trello (o el de un cliente, si te dedicas a esto profesionalmente) tendrás más seguridad en la gestión de todos los temas relativos al enlace, desde la elección del sitio y las listas de invitados, hasta la celebración del evento. Es más, Trello cuenta con una plantilla especial para bodas con la que puedes organizarlo todo desde 12 meses antes de la fecha elegida.
Para preparar el menú semanal
Gracias a la posibilidad de insertar imágenes y listas en las tarjetas, Trello resulta ser un gran soporte para organizar tu colección de recetas. En cada tarjeta puedes poner los ingredientes como una lista, el modo de preparación como la descripción y una foto del plato para poder revisar todas tus recetas de un vistazo.
Es más, si a algunas de esas recetas les asignas una fecha, puedes haces uso de la vista de Calendario de Trello para planificar fácilmente los menús de la familia para toda la semana, y asegurarte de que tu dieta está lo suficientemente equilibrada.
Para gestionar tu tiempo
Ya estés en una empresa o seas trabajador autónomo, seguro que cada día tienes un montón de tareas. Y quizás algún día te hayas ido a casa con la sensación de haber sido poco productivo, porque no has logrado acabar todo lo que tenías planeado para ese día.
Trello puede ayudarte a optimizar el uso de tu tiempo y a conseguir tachar todas tus tareas de la lista de cosas pendientes. En conjunción con la app PomoDone (basada en la ténica Pomodoro), Trello se convierte en una aplicación de gestión del tiempo que puede ayudarte a ser más productivo y acabar cada jornada laboral con buen sabor de boca.
Para buscar trabajo
Cuando estás buscando trabajo, es muy importante hacer seguimiento de todas las ofertas a las que te apuntas, saber a cuáles de ellas has enviado ya el CV, con cuáles has hecho ya entrevista, de qué empresas estás esperando respuesta... y si tienes varias ofertas sobre la mesa, la cosa puede ser bastante complicada.
Con Trello la búsqueda de trabajo se hace un poquito más fácil, al menos en lo que se refiere al seguimiento de las ofertas que más te interesan. Tienes incluso una plantilla especial para buscar trabajo, con una curiosa historia detrás: la chica que la creó acabó encontrando trabajo... en Trello.
Para organizar listas de regalos
Si la Navidad ya es de por sí bastante estresante, lo peor son los regalos. ¿Qué quiere este año tu pareja? ¿Ya les has comprado el regalo a tu hermano? ¿Cómo repartir los regalos de los peques de la casa? ¿Y ese regalo especialmente caro que comprasteis entre unos cuantos?
Déjate de líos y crea un proyecto en Trello para listas de regalos. Crea una columna para tu familia, otra para el Amigo Invisible del trabajo, otra para la familia política... Anota ideas de regalos, regalos ya comprados, y regalos pagados a medias. Apunta extras como papel de envolver y tarjetas. ¡Y no te olvides de tu propia lista de deseos!
Para buscar piso
Olvida la Navidad: buscar piso sí que es estresante. ¿Recuerdas todos los anuncios que te han interesado? ¿A cuáles has llamado ya? ¿Cuándo tienes cita para ver cada uno de ellos? ¿Cuáles son un "sí", y cuáles claramente un "no"?
Sí, definitivamente buscar piso es otro proyecto de tipo personal que se puede beneficiar mucho de Trello. Puedes crear listas con los pisos que te interesan, añadir fotos a aquellas tarjetas cuyo piso ya hayas visitado, hacer seguimiento de las citas con los agentes inmobiliarios... Es más, aquí tienes una plantilla para el proyecto de buscar piso que puedes usar. Así seguro que es más fácil, y menos estresante.
Para escribir una novela
Escribir una novela o un guión es un proceso creativo, pero eso no quiere decir que no necesite un poco de organización. Incluso en este tipo de proyectos más artísticos, Trello puede ayudarte a tener las ideas más claras y ordenadas.
Por ejemplo, puedes crear un proyecto nuevo para tu libro con diferentes listas: una para los personajes con una ficha de cada uno por tarjeta, otra para las localizaciones, otra para la información de documentación necesaria para la historia, otra para escenas sueltas que se te ocurran sobre la marcha... las posibilidades son infinitas.
¿Necesitas más inspiración? Entonces pásate por la colección de plantillas compartidas de Trello, donde seguro que encuentras la que mejor se adapta a tus gustos y necesidades.
En GenbetaDev | Cómo hacen Trello, contado por ellos mismos
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