Tratar temas sobre objetivos, estado o sugerencias de los proyectos precisa de reuniones entre los colaboradores del proyecto. En ocasiones el conjunto de bastantes de estas reuniones se convierten en horas perdidas de charlas sin llegar a buen puerto. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estas reuniones son muy necesarias ya que el mejor resultado se obtiene colaborando todas las partes que intervienen y así no desarrollar funcionalidades que no eran necesarias.
En este post me gustaría comentar algunos consejos que pueden ser de interés para conseguir que las reuniones sean eficientes y no acabar hablando de temas innecesarios o no preparados y así ahorrar tiempo a los que intervienen.
Antes de la reunión
Establecer hora de la reunión. Es interesante que las personas que van a intervenir en dicha reunión conozcan cuando se realizará dicha reunión dando un margen de tiempo para que los intervinientes se la puedan preparar o puedan reflexionar sobre el contenido.
Anunciar el objetivo y contenido. Para que los intervinientes puedan preparar el contenido también es necesario que se conozca con antelación el objetivo de la reunión. No todas las reuniones son iguales. Algunas pueden ser bidireccionales como búsqueda de problemas y otras simplemente explicativas en las que hay unos emisores y otros receptores.
Dar tiempo para preparar la reunión. No solo basta con conocer cuando será y que se tratará en la reunión. En reuniones que son más interactivas es preciso preparar información previamente para de esta manera la reunión no se convierta en creencias o suposiciones que pueden ser ciertas o no.
Dar oportunidad a vías telemáticas. En ocasiones no se realizan reuniones por estar los intervinientes dispersos en diferentes sitios geográficos. En la actualidad se pueden utilizar herramientas como teleconferencias en grupo a través del ordenador. No pierdas la oportunidad de realizar una reunión por estar ubicados en diferentes sitios y utiliza la via telemática.
Escribir las ideas en pizarra o papel. En el momento de definir un sistema, muchas veces es aconsejable dejarlo plasmado con un símbolo u objeto en un soporte visual para no estar definiendo constantemente ese concepto y solo señalarlo. El uso de pizarras (incluso virtuales), es una buena idea para explicar mejor tu sistema.
Durante la reunión
Hablar únicamente de lo programado. En ocasiones se puede estar tentado a hablar de temas que no estaban programados en el objetivo de la reunión. En ese caso, lo mejor que se puede hacer es esperar a finalizar la reunión y comentarlo únicamente a las partes interesadas. En grupos de varias personas puede que no a todas sean objeto de esa información.
Controla los tiempos. Las reuniones largas no suelen ser productivas. Hay en ocasiones que la reunión se puede convertir en un brainstorm de ideas de las cuales el 70% se pueden desechar por no haberse pensado bien previamente. No está mal realizar brainstorming ya que fomenta la participación, pero solo cuando se indica o procede.
Ser esquemático. Para controlar los tiempos anteriores, lo mejor es dar la información resumida. Esto se consigue realizando un estudio previo y apuntando las causas, razones resumidas y consecuencias de esa idea así como su viabilidad de aplicación. Explicar todas las posibilidades que nos encontramos, incluso las descartadas, o como hemos llegado a deducir esas ideas o incluso la historia de todas las fases que ha pasado una funcionalidad concreta sin que sea requerido, puede ser una perdida de tiempo y además puede hacer perder el objetivo de la reunión.
Hablar solo de lo que se conoce. En otras ocasiones hay intervinientes que sin conocer la materia de las que se está hablando en ese momento lanzan ideas que muchas veces son triviales y otras veces son barbaridades. No está mal intervenir, pero siempre es interesante que hables de la materia que conoces para la cual se te ha solicitado participar en la reunión y dejar materias que no conoces a los expertos de otras materias.
Realizar un resumen al final. Al finalizar la reunión es recomendable concretar de manera explicita la conclusión de la reunión. De esa manera puede que ideas que se contradigan entre ellas queden aclaradas. Este resumen puede venir bien para la realización de un acta posterior.
Al finalizar la reunión
Realizar un acta para asegurar el mensaje transmitido. Al finalizar la reunión es interesante crear un acta de los puntos tratados y las soluciones o tareas que surgen de esa reunión. El acta no debe ser ni muy extenso para que todo el mundo pueda leerlo con facilidad, ni dejar puntos esenciales sueltos. Este acta debería ser revisado por cada uno de los intervinientes en la reunión para añadir puntos que no hayan quedado explicados correctamente.
Grabar el audio de la reunión. Finalmente, para tener todos los detalles archivados, no cuesta nada grabar la reunión en formato mp3 y puede servir de referencia para analizar los detalles de los puntos tratados. Archivar estos mp3s y hacer referencia en el acta poniendo el nombre del fichero es interesante para escucharlo posteriormente.
Conclusión
Las reuniones son una interesante tarea para organizar el trabajo o concretar objetivos y prioridades. Sin embargo, en ocasiones estas tareas pasan a convertirse a largas charlas de patio cuando la reunión de dispersa en temas diferentes y muchas veces se pierden ideas por el camino. Preparar la reunión y tener grabado el contenido para tener mayor detalle como tener un acta que lo resuma es interesante para no perder información o tiempo.