Las metodologías de producción y desarrollo, ya sean en cascada, en espiral o agiles, son en sí mismas una rama completa dentro de la amplia industria de la informática.
Diseñadas y descritas para la gestión del Ciclo de Vida de equipos multidisciplinares durante el desarrollo de software, sufren revoluciones y evoluciones en sus definiciones en búsqueda de la mejora continua.
Pero si estoy yo solo, y tengo la inquietud de mi permanente tendencia a la procrastinación, es decir no hacer hoy lo que puedes hacer mañana, del tiempo que pierdo en todo tipo de interrupciones y en la perdida de foco constante por interrupciones varias. ¿Qué hago?
Pon un reloj de cocina como gestor de trabajo personal, y trata con la técnica Pomodoro.
Un reloj de cocina
A finales de los años 80, Franceso Cirillo un joven estudiante universitario, empezó a darle vueltas a la constante sensación de estar perdiendo el tiempo y de que los exámenes siempre llegaban antes de lo esperado.
Dispuesto a buscar soluciones, se puso a mirar con ojos críticos la manera en que sus compañeros utilizaban el tiempo para estudiar y como se organizaban. Y a continuación se miro a sí mismo con aún mayor rigor.
La pregunta que se planteo fue: “¿Realmente puedo estudiar durante 10 minutos seguidos?”. La respuesta fue la percepción que necesitaba un “Time Tutor”, y encontró uno perfecto en un reloj de cocina que tenía forma de tomate. Así nació la técnica del Pomodoro (en italiano).
Desde entonces, la fue refinando a través de su uso y de la experimentación. Y más adelante en los años que lleva enseñando esta técnica de gestión del tiempo personal.
Materiales y objetivos
Las necesidades materiales de la técnica difícilmente podrían ser más simples. Y esto es así a propósito ya que el autor aconseja no utilizar sistemas electrónicos complejos, si no mantener la sencillez del tic tac del reloj y gestionar las tareas y acciones con papel y lápiz:
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Un reloj de cocina. Lo puedes comprar en cualquier sitio o en la propia Web de la técnica. Yo he probado con formas de huevo, de gallinas, de tomate y de reloj. Da lo mismo mientras suene el paso del tiempo y el timbre no sea demasiado estridente.
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Un lápiz. Mejor que un bolígrafo ya que se puede, y se debe, borrar.
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La hoja de ToDo, en donde priorizar las tareas para hacer hoy.
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La hoja de Inventario, que son las tareas que tengo sin planificar y que tengo que hacer.
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La hoja de registro. Que se rellena al final del día y que funciona como retrospectiva.
Pero antes de ponerme a describir los detalles de la técnica, creo importante desglosar los objetivos que la misma. Para poder reconocer cuales son los puntos que más se acercan a mis problemas. En este caso todos.
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Aliviar la ansiedad que produce la mejora continua.
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Aumentar la atención y la concentración mediante la reducción de las interrupciones.
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Ser más consciente de las tomadas decisiones.
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Incrementar la motivación y mantenerla constante.
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Reforzar la determinación para alcanzar las metas.
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Refinar el proceso de estimación, tanto en términos cualitativos como cuantitativos
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Mejorar el proceso de trabajo o estudio
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Reforzar la determinación a enfrentarte a situaciones complejas
La técnica
Básicamente lo que debemos de hacer es segmentar nuestro esfuerzo en periodos cortos, pero intensos. En donde la prioridad es evitar las interrupciones y la planificación.
Si no hemos utilizado la técnica nunca, lo primero es rellenar el Inventario de tareas con todas aquellas cosas que queramos realizar. Si vemos que el tiempo que estimamos que una tarea puede ser mayor de un día (unos 7 pomodoros), entonces hay que segmentarla, para que entre en el tiempo máximo.
Cuando vayamos a arrancar el día, cogemos las tareas del Inventario y las que nos hayan surgido y las situaremos en el ToDo List, y las priorizaremos. Así tendremos claro en qué vamos a centrar nuestros esfuerzos y en qué orden.
Ahora cogeremos nuestro reloj de cocina, y realizaremos un ciclo de 25 minutos en donde haremos todo lo posible por no tener interrupciones y que marcaremos con una X, en la hoja de registro, si conseguimos completarlo.
Nos tomaremos 5 minutos de descanso, en donde poder realizar otras acciones no planificadas, y volveremos a iniciar otro “Pomodoro” hasta completar cuatro ciclos. Entonces nos tomaremos un descanso más largo de, al menos, quince minutos.
Como habrás observado el truco es mantener el máximo esfuerzo dentro de un timebox que está por debajo de la expectativa media de concentración de una persona. Y cada hora y poco, tomarnos el descanso necesario para recuperarnos del esfuerzo intelectual.
Interrupciones
¿Pero qué sucede si me doy cuenta que debo contestar un email, coger el teléfono o responder la pregunta de mi compañero?
La solución es sencilla: posponlo y hazlo visible. Ante las interrupciones lo primero es decir que no puedes. Si aún sigue siendo urgente la interrupción, decide cuan importante es escribiéndola en el Inventario, sin planificación alguna, o en el ToDo List para ser realizada de forma planificada. Y si la tienes que planificar dentro de un Pomodoro, marca el mismo con la interrupción en el documento de Registro.
Mantén un ojo crítico con las interrupciones y si suman más de un par de minutos o cinco dentro del mismo Pomodoro, dalo por perdido. Márcalo como fallido, espera 15 minutos y empieza otro.
El objetivo es que las interrupciones se prioricen, se visualicen como fallos y sea obvio de una mirada sus consecuencias.
Consejos
No te quedes en la herramienta de Timeboxing del reloj de cocina. Es cierto que es una gran ayuda y un muy buen principio. Pero el habituarse a llevar un control del flujo de las tareas de forma físico, con papel y lápiz, permite realizar retrospectivas diarias para buscar la mejora continua.
De hecho es donde más he fallado al aplicar la técnica, y donde más he visto fallar. Sin los artefactos del ToDo, Inventory y Registro, Pomodoro pierde gran parte de su contenido.
Utiliza el primer Pomodoro del día (25 minutos) en preparar tu hoja ToDo y en asentarte en el puesto de trabajo. Es más, yo utilizo el segundo en hacer las lecturas de email y demás información que voy a necesitar en el trabajo. Y que me da una primera visión de las interrupciones planificada que me puedo encontrar.
Utiliza el último Pomodoro para hacer una revisión de cómo ha ido el día, de hacer retrospectiva tanto de la técnica como de la labor realizada. Y así podrás añadir las mejoras al Inventario de tares.
Entre Pomodoro y Pomodoro no continúes haciendo trabajo. Es importante el cambio de foco, dejar que el cerebro respire y relaje la musculatura intelectual. En las pausas pequeñas, lee un correo o una noticia, pero ten en cuenta que dá para muy poco tiempo y no tiene sentido estresarte porque no te dá tiempo descansar.
Utiliza las pausas grandes no solamente para esas tares diferentes que llevan más tiempo como leer el correo personal o el lector de feeds. Si no que también utilízalo para estirar y despejar el cuerpo. Lo ideal es levantarse, irse a otra parte, tomar el aire, hablar con los compañeros y olvidarte del trabajo.
Por último, es importante que sepas que es una técnica de alto rendimiento que produce cansancio. Tu nivel de productividad se va a disparar, pero requiere de disciplina y que no es buena idea mezclarla con otras técnicas que promuevan este nivel de concentración como puede un ciclo de entregas diario, o un Scrum semanal.
Más información | The Pomodoro Technique
Descargas | E-book The Pomodoro Technique, Hoja Todo Today, Hoja de Inventario
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