Hay otras formas de gastar el tiempo equivalente a tener que resolver un problema muy complejo. Se trata de tener multitud de tareas o quehaceres pequeños que observados individualmente no parecen ser gran cosa pero en conjunto puede llevarse un día completo realizando estas tareas.
Estas tareas se suelen presentar con la frase “¿tienes un momento para el tema x?” o “¿te puedo preguntar una cosa?”. Son tareas que en principio dar una contestación no es más que una explicación o charla, simplemente es acceder a un sitio para comprobar un dato o mirar un fichero concreto para ver que contiene.
A lo sumo no puede ser más de 15 minutos desde que se recibe la petición hasta que se da la respuesta. Algo muy sencillo. Sin embargo, cuando nuestro entorno se va volviendo más multitudinario de personas o se abordan muchos proyectos diferentes, el tiempo se va convirtiendo en múltiples pequeños quehaceres, dudas o consultas que nos pueden llevar todo nuestro tiempo en conjunto.
Estos pequeños quehaceres tienen un arma de doble filo. Por una parte, si son quehaceres de tareas completamente diferentes y heterogéneos es muy complicado acordarse de memoria los detalles estas tareas. Nos podemos topar con el caso de que nos digan: “¿te acuerdas de lo que nos comentaste la semana pasada?” y que tu respuesta sea “no, házmelo recordar”.
Por otra parte, cuando se desea hacer una gestión del tiempo consumido, es muy complicado deducir que tareas o que personas han consumido más tiempo de tu vida. Has estado cambiado de una tarea a otra continuamente e incluso has estado con varias concurrentemente. Así que te podrías preguntar: “¿cómo se puede conocer el tiempo consumido de multitud de tareas pequeñas cuando ya llevar la gestión de estas tareas puede suponer el mismo tiempo que realizarla?”. En conclusión, es mucho más dificil llevar su gestión.
No puede uno ignorar estas tareas ya que, a fin de cuentas, son tareas. Sin embargo, si es importante no subestimarlas y valorarlas como consumidoras de tiempo igualmente. Por ello, en mi opinión, por ser una tarea de rápida ejecución no debe tener mayor prioridad que otras. Si es cierto que resolviendo estas antes puedes tener a más gente satisfecha y eso es un plus para otorgarle algo más de prioridad.
Pero siempre debes tener en cuenta si la tarea que en este momento estas realizando tiene mayor prioridad que todos esos pequeños quehaceres. Abordar las pequeñas tareas puede hacer que no avances la tarea mayor que quizá tenga más prioridad.