Equipos dispersos: teletrabajo en un entorno ágil

El teletrabajo, deseado por unos, necesario para otros y del que huyen los que dicen que se aburrirían si trabajasen en casa. Pero, ¿Se puede trabajar en equipo desde casa? ¿Se puede utilizar metodologías ágiles desde casa? ¿Puedes trabajar en casa y sentirte arropado por tu equipo? ¿Puedes ser igual o más productivo desde casa? Pues bien, sí, sí, sí y sí.

Quiero empezar explicando, para evitar confusiones, la diferencia entre equipos dispersos y equipos distribuidos. La diferencia es simple, los equipos distribuidos son distintos equipos que tienen que colaborar juntos y que están en ubicaciones distintas. Por su parte los equipos dispersos son integrantes de un mismo equipo que están separados geográficamente.

Difícil elección

Quien diga que es fácil trabajar desde casa, miente vilmente, sobre todo si es en equipo. Necesitas un “entrenamiento” previo, disciplina y un compromiso por encima del resto del equipo para que vaya todo rodado. Te vas a enfrentar a innumerables peligros: soledad, escasez de comunicación, incomprensión…

Partimos de que idealmente no debería haber más de siete integrantes por equipo y de que sería una locura pensar que podría funcionar un equipo si todos sus miembros trabajasen separados. Si es sólo una persona la que trabaja desde casa, se puede conseguir que el equipo funcione casi como si estuvieran juntos. Con dos personas, la cosa se complica, pero con un poco de esfuerzo se puede conseguir. A partir de dos personas la situación se vuelve inmanejable, coordinarse con más de tres personas en remoto puede ser tan complejo que puede minar la moral del equipo.

Si no confías en nadie, nadie va a confiar en ti

La premisa más importante para que un equipo disperso sea un equipo competitivo, en el que todos reman al unísono para conseguir los objetivos, es la confianza. En un equipo convencional, en el que todos trabajan juntos, la confianza entre unos y otros debería ser palpable.

Sin embargo, alguien que entra nuevo a un equipo no debería irse a trabajar a casa desde el minuto 1, el equipo no confiaría en él, tendrían dudas de su forma de trabajar, de si realmente hace todo lo que dice o de si se moja igual que el resto. Por su parte, la persona desde casa pensaría parecido del resto, se sentiría incomprendido y aislado.

Por eso es necesario que, antes de dar el paso, trabaje un tiempo codo con codo con sus compañeros, hacer piña, para que no sólo haya confianza, si no también compañerismo. La persona desde casa tiene que conocer al dedillo la forma de trabajar de cada uno de sus compañeros y viceversa. Y no sólo eso, también tiene que conocer la dinámica del equipo, como es el daily scrum, las retrospectivas, las planificaciones, las demos…

Una vez que está en casa es importante que vuelva cada X tiempo a trabajar unos días a la oficina para darle continuidad a esa confianza, aprender como usar las nuevas herramientas que se hayan podido empezar a utilizar, trabajar junto a nuevos compañeros que se hayan incorporado y, como no, para tomar unas cervezas y hacer un poco de team building. Cuanto más lejos están, las visitas a la oficina suelen ser menos frecuentes y es precisamente por eso por lo que deben prolongarse durante más días.

be agile my friend

Si has llegado hasta aquí, seguro que te habrás hecho muchas preguntas: ¿Y qué hay del daily scrum? ¿Y de las retros? ¿La planificación? ¿Quién tuvo la brillante idea de cambiar el nombre a los petit suisse por Danonino? En cuanto a las 3 primeras, tu aliado principal va a ser Skype, Gtalk o algún programa similar que te permita hacer videoconferencia. En cuanto a la cuarta, tu aliado principal va a ser un psicólogo.

Daily scrum

La recomendación que se suele dar para el daily scrum en remoto es que no hagas videoconferencia, son 15 minutos y con problemas técnicos puede retrasar más que agilizar la reunión diaria, puede valer una simple llamada por teléfono con manos libres.

Mi recomendación es justo la contraria, que utilices videoconferencia, siempre que dispongas de buena conexión, ya que ayuda a mantener el foco de la conversación (al equipo en general) y a que la persona en casa vea algún signo de vida humana

Consejos:

• Hay que ser puntuales, no vale un llámame cuando puedas

• Si es posible, que la persona que habla en cada momento vaya girando el monitor para que la persona de casa le pueda ver

• Ponte en la piel del que está en casa y no cruces conversaciones. Prueba de empatía: La próxima vez que haga una visita a la oficina que otro integrante del equipo coja un portátil y se vaya a una sala emulando al de casa.

• Tarjeta roja: hay veces que la cosa se va de madre, ayuda que el que está en casa, ya que no puede dar una colleja, saque una tarjeta roja cuando empieza a perder el hilo

Retros y planificación

Si la visita a la oficina no se va a prolongar varios días es mejor evitar que coincida con la retro o la planificación, una videoconferencia con Skype debería ser suficiente. Seguro que es mucho más provechoso para todo el equipo que esa visita la dedique a trabajar con los compañeros, a poner puntos en común o a hacer tareas de análisis.

Consejos:

• Si la planificación la haces con planning poker cada uno debe tener su juego de cartas o puedes utilizar una herramienta online si así lo prefieres.

• Hay que hacer un esfuerzo por explicar bien las cosas, hay que evitar expresiones como “esto de aquí” ya que no todos están viendo lo que es eso de ahí.

• Si hay que mostrar detalles sobre algo prueba la videoconferencia desde el móvil y acerca a la persona de casa a esos detalles.

• Si crees que es imprescindible que todos estén en estas reuniones, la solución es simple, que estén :)

Pair programming

Es mucho más sencillo de lo que a priori parece, para que sea algo natural, habitual y rápido simplemente hay que saber elegir las herramientas adecuadas. Herramientas que permitan la comunicación entre ambos y que den la posibilidad de compartir el escritorio y de que pueda ser controlado en cualquier momento por las dos partes.

Consejos:

• No lo dudes, hazlo. El pair programming ayuda muchísimo al equipo y no tienes excusa para no hacerlo.

• Skype para compartir escritorio se queda bastante cortito, sin embargo Teamviewer va de lujo en este sentido.

• Para que os deis cuenta de hasta que punto funciona el pair programming en remoto, recomiendo que lo hagáis incluso entre los miembros del equipo que estén en la misma oficina: no se tiene que mover nadie de su sitio y si en un momento dado uno tiene que mirar documentación mientras el otro pica código puede hacerlo.

Disclaimer

Evidentemente no quiero sentar cátedra con todo esto, simplemente compartir experiencias personales y “trucos” que han surgido como ideas en las retrospectivas. Y, claro está, lo que en unos equipos funciona en otros puede convertirse en un impedimento. Espero por lo menos que ayude a aquellos que quieran dar el paso a trabajar en casa y a aquellos jefes que son reacios a “soltar la correa” a sus empleados.

En Genbeta Dev | Test de metodologías ágiles, ¿Qué metodología es mejor: Scrum, Kanban o Scrumban?

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