Una buena comunicación es probablemente el requisito primordial para que un trabajo realizado en equipo llegue a buen cauce. A menudo infravaloramos la importancia de esta función, sin caer en la cuenta que la base del éxito de un proyecto recae habitualmente en que los miembros participantes conozcan con detalle en qué está trabajando cada uno, y tengan a mano cualquier documentación obtenida o generada que pudiera resultar relevante para el desempeño de determinadas tareas.
Las reuniones cortas pero frecuentes ayudan mucho en este aspecto. Como dictaminan muchas de las metodologías ágiles que tanto parecen triunfar en los grupos de desarrollo modernos, es recomendable realizar una o dos reuniones diarias de aproximadamente 5 minutos, con el objetivo de ponernos al día y hacer reparto de tareas, intercambiar documentación, o comentar los bloqueos que impiden que un miembro efectúe las suyas. Pero una reunión presencial no siempre es lo más efectivo, y a menudo han de tomarse decisiones más meditadas que exigen una comunicación más frecuente y fluida.
Afortunadamente, disponemos hoy en día de multitud de servicios que nos sirven de ayuda a la hora de mejorar este aspecto clave, de modo que en pocos minutos podamos cubrir esta carencia y centrarnos en el trabajo colaborativo en sí mismo. A continuación paso a detallar algunos de ellos.
Calendario compartido
Muchas de las tareas tienen una fecha concreta de ejecución, entrega, o en definitiva, acción. Cuando además esta tarea requiere la actuación o presencia de más de una persona, es recomendable apuntarla en algún sitio común donde todos sus miembros puedan revisarla y ser alertados en el momento oportuno. Una técnica ampliamente utilizada en estos casos es el uso de un calendario compartido online.
En un calendario compartido, las tareas que exigen la participación de más de un miembro pueden ser consultadas por todos ellos en todo momento, éstos ser alertados algunos minutos, horas o días antes de su ejecución, y suelen llevar un control de los participantes que han confirmado su inclusión en dicha tarea (por ejemplo, para conocer las personas que han confirmado su participación en una reunión futura). Muchos de ellos además son capaces de lidiar con los cambios de zona horaria, de modo que si nuestro equipo de trabajo está disperso por el globo, aún así la misma tarea sirva para alertar a todos a su debido momento.
Uno de los servicios gratuitos más típicos entre los que proporcionan estas funciones es Google Calendar. Para poder utilizarlo, tan sólo hay que crear una cuenta de Google para todos los miembros del equipo (si es que no disponen ya de una), y una vez que uno de ellos haya creado el calendario que será usado por todos o varios miembros del grupo, utilizar la función "Compartir calendario" entre las opciones del mismo. Los calendarios compartidos disponen de una URL para acceder a la información que contienen en formato iCal, que es uno de los más extendidos y soportados por aplicaciones de terceros, de modo que además de poder consultar el calendario vía web, también se pueden sincronizar otras aplicaciones como iCal de Apple, Outlook de Microsoft, o incluso aplicaciones de calendario para el teléfono móvil.
Además de esto, Google Calendar proporciona la posibilidad de enviar los recordatorios de la cita tanto por correo electrónico como por SMS a un teléfono móvil. ¿Se puede pedir más a un servicio gratuito?
Por supuesto, existen otras posibilidades, como utilizar un servidor de Microsoft Exchange, o utilizar el servicio de Apple MobileMe, así como decenas de servicios online integrados con otros más específicos de trabajo en grupo.
Documentos y archivos compartidos
Todo proyecto genera documentación que frecuentemente ha de ser mantenida por varios miembros del equipo. Ya sea un documento de texto que describe las ideas que se han barajado en el último brainstorming, como la documentación técnica sobre el API de una determinada librería, o los últimos diseños gráficos de la aplicación o servicio que se está construyendo, etc.
Recordemos que el servicio World Wide Web fue ideado por Tim Berners-Lee precisamente para cubrir esta necesidad: La compartición de información entre varios miembros de un equipo. Y ha sido la base de su éxito, pues ha supuesto uno de los grandes avances de las últimas décadas. Nuestra memoria es ahora una memoria colectiva de donde extraer la información que necesitamos en el momento en que la necesitamos.
Con los documentos de texto, lo ideal es disponer de un servicio que permita la edición simultánea de los mismos, de modo que varios miembros puedan escribir en ellos de forma colaborativa. Si combinamos esta posibilidad con una conversación vía Skype u otra herramienta similar para ir comentando dichos cambios cuando se den al unísono, el resultado es brutal. Por supuesto, también pueden editarse estos documentos a destiempo, cada uno en el momento particular que mejor le venga. Pero lo importante es que se encuentren en un repositorio común.
Nuevamente, Google nos ofrece un servicio denominado Google Docs que viene a proporcionarnos todos estos requisitos. Podemos crear los documentos compartidos desde cero a través de su interfaz web, o podemos subir archivos ya creados con otros editores. El servicio admite formatos tan comunes como OpenDocument, Word, Excel, RTF, y otros. Un servicio similar de compartición de archivos de texto Backpack, de la prestigiosa 37signals, o nuevamente MobileMe de Apple.
Para compartir archivos de cualquier tipo, tenemos otros servicios populares como Dropbox (2GB de almacenamiento gratuito, a partir de $9,99 al mes para más capacidad), donde dispondremos de una carpeta especial en nuestro equipo la cual puede contener otras carpetas compartidas cuyos contenidos se mantendrán sincronizados con los contenidos de esas mismas carpetas entre todos los usuarios. Otros servicios similares a éste son Wuala, SugarSync o Box.net.
Listas de correo
Soy un gran fan del correo electrónico. Es una de las herramientas de comunicación más efectiva que hemos inventado. Es inmediata, de modo que cuando necesitamos agilidad a la hora de comunicarnos con otra persona, la información le llega en cuestión de segundos. Pero sobre todo, es asíncrona, de modo que cuando necesitamos comunicar algo que no exige de una respuesta inmediata, no interrumpimos a la otra persona. Otros medios de comunicación eficientes como el teléfono son mucho más intrusivos, puesto que inician una comunicación en un momento en que podría no ser el más adecuado para la otra parte, haciéndole perder la concentración o interrumpir otra tarea o etapa de descanso que estaba llevando a cabo.
Cuando la comunicación ha de ser entre varias personas, una de las formas más rudimentarias es utilizar el famoso campo CC (Carbon Copy) del correo electrónico, para que éste llegue a todos los destinatarios. Pero si la comunicación entre ese mismo grupo de personas va a ser muy habitual, lo mejor es recurrir a una lista de correo, de modo que podamos referirnos a esos grupos de personas por un nombre único y con una sola dirección de correo electrónico (como desarrolladores@mi-startup.com, o proyecto-genbeta@miservidor.com).
Existen gestores de listas de correo que puedes configurar en tu propio ordenador, si dispones de un equipo con alguna versión de Unix que haga las veces de servidor, siendo el más popular Mailman, del proyecto GNU. No obstante, a menudo es más cómodo utilizar un servicio online que tan sólo requiera rellenar un par de formularios para poner la lista de correo en marcha. Y nuevamente, Google viene al rescate.
Mediante Google Groups, podemos crear listas de correo públicas o privadas donde cada mensaje enviado al grupo sea recibido por cada uno de sus miembros. Además, permite la lectura de la lista de distribución vía web, de modo que podemos consultar el historial de la lista o responder a un determinado mensaje desde esta misma interfaz, de forma remota, y si no queremos colapsar nuestro correo electrónico, hacer que algunas de estas listas sólo sean consultables por esta vía, sin que haya envío de correos de por medio.
En Weblogs SL hacemos un uso exhaustivo de las listas de correo para comunicarnos entre editores, y así ponernos de acuerdo en detalles como el reparto de estos especiales. No esperes más y crea las vuestras, si no las usáis aún, para comenzar a comunicar ideas y tareas en vuestro grupo de forma eficiente y sin interrupciones.
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