En ocasiones nuestras aplicaciones deben plasmar información almacenada digitalmente a formato papel. En otros casos es mejor presentar la información en formato informe pdf que en otro tipo de formatos como xls, doc, txt, etc. Para ello, salvo que estos informes sean para uso interno y de confianza, es necesario que estos informes tengan un formato elegante y agradable a la vista.
Para conseguir ese diseño agradable a la vista existen multitud de técnicas que dependerán del tipo de informe que se desea sacar, el tipo de usuario al que va dirigido este informe o la cantidad de usuarios que pueden llegar a ver este informe. Comentar también que existen informes que tienen más texto que visualización de datos.
En este artículo hablaremos únicamente de los que visualizan una serie de datos homogéneos ya sea en forma de tabla o gráfica. A continuación pasamos a comentar algunos consejos para hacer informes más agradables a la vista.
Consejos generales
- Título general: Todos los informes deberían tener un título en la primera página que indique que se está visualizando.
- Poner número de página: Cuando se tienen diferentes páginas es interesante que se visualice también el número de página para saber si nos puede faltar una página e incluso poner el total de páginas para conocer si nos puede faltar la última página.
- Parámetros aplicados: También es interesante que en la primera página se visualicen los filtros que el usuario ha aplicado en el momento de crear el informe para conocer que criterios corresponden a los datos imprimidos.
Sobre el formato de los datos
- Justificar según el tipo de dato: La justificación de los datos es interesante para determinar que tipo de datos es el que estamos visualizando. Una justificación interesante es visualizar los valores numéricos a la derecha y los valores texto a la izquierda.
- Formato de decimales: En ocasiones los valores pueden tener decimales. En este caso es recomendable que todos los valores del mismo concepto tengan el mismo número de decimales. Establecer el formato con 1, 2 o 3 decimales (según el caso) es interesante para evitar descuadrar las cifras.
- Visualizar totales: También es interesante en el caso de tratar de importes o elementos homogéneos poder visualizar un total al final del informe o incluso a final de cada grupo. Para ello es recomendable que esta cifra aparezca resaltada respecto a las cifras normales con una negrita o aplicando un tamaño diferente.
- Formato de fechas: Si vas a visualizar una columna fecha es interesante evitar formatos expansivos como poner el mes en letras. Por ello, lo interesante es utilizar el formato dd/MM/yyyy o dd/MM/yy. Si la fecha se visualiza en la parte superior no importa tanto el formato que se vaya a aplicar siempre que el dato no quede en otro idioma al que se trabaja utilizando formatos como MM-dd-yyyy o poner los meses en inglés si el destinatario será español.
Para las tablas
- Cabecera y pie: Es prácticamente obligatorio poner una cabecera en cada campo para conocer que es lo que se está visualizando. En el caso del pie es interesante únicamente en el caso de visualizarse un total en el que se pondría un texto indicando que representan las cifras del pie. En ambas secciones es recomendable resaltar los literales de estos de algún modo para facilitar la diferenciación con el resto de datos de la tabla.
- Salto de página: En ocasiones la tabla ocupa diferentes páginas. En este caso es recomendable que la cabecera se vuelva a repetir en cada una de las páginas donde se inicia el informe.
- Resaltar líneas pares de impares: Para poder relacionar un dato de la izquierda con otro de la derecha dentro de la misma fila, es recomendable que de alguna forma se indique que campos abarcan una fila. En tal caso, una técnica muy común es resaltar el fondo con un gris para las filas pares. Hay que tener cuidado del tipo de gris que se elige ya que con un gris muy oscuro se puede perder el contraste entre fondo y letra dificultando la lectura y un gris muy claro puede no ser apreciado cuando se imprima en papel.
Para las gráficas
- Impresoras en color: Elegir una gráfica de barras no es muy buena idea si vas a imprimir el informe en blanco y negro. Elige esta opción siempre que sepas que va a ir dirigido este informe a entornos donde siempre se utilizará el color.
- Utilizar pocas series: Una gráfica con muchas series puede ser totalmente ilegible. Por una parte, puedes tener la necesidad de repetir colores en diferentes tonos lo que hace más ilegible la gráfica. Por otra parte, el exceso de líneas, barras, etc puede llegar a recargar la gráfica de tal forma que no se aprecie nada.
- Tipo de gráfica: Elegir el tipo de gráfica es también un punto a tener en cuenta. Cuando se están comparando series en el tiempo puede ser recomendable elegir una gráfica de líneas o barras. Sin embargo, si se desea comparar una cifras sin que afecte la evolución en el tiempo, es preferible una tarta. En todo caso evita efectos recargados en 3D si vas a tener muchas series. El 3D añade información irrelevante a la gráfica por lo que personalmente mi recomendación es utilizarlo con cautela.
- Tonos de los colores: Si tienes varias series, alterna entre los colores primarios que se diferencien bien. Puedes elegir colores brillantes o colores pastel pero en todo caso es interesante que el estilo de los colores sea homogéneo evitando mezclar colores brillantes y pastel ya que en ese caso los colores brillantes resaltarán sobre los colores pasteles.
- Degradados: En los gráficos de barras puede quedar bien un degradado de color. En este caso busca un degradado no agresivo con el mismo color pero de tonos ligeramente diferentes.
Tener cuidado con ...
- Utilizar colores para representar datos: Uno puede sentirse tentado a utilizar colores para diferenciar el tipo de dato. Por ejemplo, poner en rojo datos que representen un suceso especial o en otros azul, verde y otros colores en función del tipo de registro. Utilizar únicamente los colores para representar esta información no es un buena idea ya que en ocasiones los informes se imprimen en impresoras blanco y negro. Por ello, aunque se utilicen los colores, siempre es interesante poder ver esa información en forma de texto de manera que pueda verse tanto con el color como por texto.
- Los tipos de letra: Para buena estética es interesante la simplicidad. Un informe recargado con diferentes tipos de letras y tamaños puede llegar a ser molesto. Elige tres tamaños de letra de una fuente concreta para el título, datos y notas del letra pequeña y aplica o no la variante negrita en función de si es un literal o un dato variable. Existen más formas de resaltar la negrita pero esta forma es la más sencilla y fácil. Además de esto y como si un acto de fe se tratase ... evita el Comic Sans y similares.
- Elegir mucha información: En ocasiones se suele pedir tanta información que no cabe en una simple línea. En tal caso se puede tener la sensación de utilizar varias líneas para plasmar la información. En tal caso, debes tener en mente que se pierde la estética de una tabla. Intentar dibujar un registro con campos en varias líneas en forma de tabla no suele ser muy estético. En tal caso, si ocurriese esta circunstancia, sería más recomendable cambiar el chip y poner el informe como si fuesen etiquetas o fichas, poniendo una línea separadora entre etiqueta y etiqueta y repitiendo los literales en cada una de las fichas al estilo "Literal: Dato"
- Los márgenes: En ocasiones cuando hay muchos datos se tiende a apurar los márgenes para poner los datos. En este caso, hay que tener en cuenta que no todas las impresoras imprimen igual en los márgenes. Puede que hagas una prueba en tu oficina y quede bien pero al llevarlo a otra impresora los caracteres más cercanos a los márgenes no se impriman.
En conclusión, hacer informes es una tarea que puede llegar a ser compleja e incluso a veces, según que informe, inviable. Seguir unas pautas y reglas en la elaboración del informe puede hacernos más eficientes y estéticos en los trabajos realizados. Intenta evitar que cada informe sea "de su padre y de su madre".