Si ordenas tus correos electrónicos en carpetas estás perdiendo el tiempo (67 horas al año, concretamente), según IBM Research

Seguramente hayas oído alguna vez que ser una persona ordenada te termina permitiendo ahorrar tiempo. Incluso puede que seas uno de esos usuarios que lo aplica de verdad a su vida digital... pongamos, por ejemplo, al correo electrónico: enhorabuena por el esfuerzo, pero permítenos decirte que estás desperdiciando horas de vida.

Concretamente, vienes desperdiciando unas 67 horas de tu vida cada año. Así es: si estás acostumbrado a recurrir de manera constante a carpetas y etiquetas para mantener perfectamente organizada tu colección de emails recibidos, debes saber que las últimas investigaciones no respaldan tu convencimiento de que estés siendo más productivo.

Estás perdiendo el tiempo, lo dice la ciencia

La gente usa su bandeja de entrada como gestor de tareas, pero un aspecto fundamental de esa faceta del email reside en el proceso de volver a encontrar los mensajes, sobre todo porque tendemos a aplazar las acciones vinculadas a los mismos (en el caso de los mails que requieren una respuesta, esta se aplaza en el 37% de los casos).

"Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding" es un estudio elaborado por cinco investigadores de IBM Research, recurriendo a 345 usuarios que llevaron a cabo más de 85.000 acciones de búsqueda en sus cuentas de correo electrónico.

La tesis defendida por los investigadores se resume en que el hábito de organizar los emails en carpetas no sólo requiere más tiempo que recurrir a las búsquedas, sino que también resulta menos preciso a la hora de encontrar la información deseada.

Y no olvidemos sumar a eso nuestras ineficiencias organizativas: la evidencia muestra, por ejemplo, que tendemos a crear muchas pequeñas "carpetas fallidas" que terminamos no consultando, e incluso carpetas duplicadas sobre un mismo tema.

Y es que, actualmente, los modernos clientes de correo electrónico proporcionan alternativas como las búsquedas y el uso de hilos, que no requieren del menor 'mantenimiento manual' para ofrecernos información relevante.

El número de mensajes (y de hilos) que recibimos es fundamental

"¿Por qué entonces, los usuarios persisten en organizar manualmente sus emails mediante carpetas si sabemos que es menos productivo?", se preguntan los investigadores.

Su conclusión es que este método "no es una respuesta a la creciente demanda de 're-encontrar' sus emails", sino que constituye una reacción al tráfico de emails que reciben:

"Los usuarios que recibían muchos mensajes eran más propensos a crear carpetas, posiblemente porque esto sirve para racionalizar su bandeja de entrada, permitiéndoles una visión más completa de los mails importantes de la misma".

"También descubrimos que la estructura que ofrecen los hilos afecta al uso de carpetas: las personas que recibían más mensajes integrados en hilos tenían menos probabilidades de depender de las carpetas para acceder a aquellos. Los hilos imponen orden en el buzón, reduciendo la necesidad de estrategias preparatorias".