En un plazo de un año para grandes empresas y de dos para autónomos se deberá hacer esta adaptación tras la aprobación del reglamento
Ahora mismo uno de los mejores aliados de los autónomos es el Excel o el propio Word para crear sus facturas, pasarlas a formato PDF y enviarlas a los clientes para su cobro. El problema está en que desde el Gobierno ya están casi listos para iniciar su prohibición en nuestro país, haciendo que debamos usar otros métodos para hacer las facturas de manera electrónica. Y obviamente no será algo gratis.
Si echamos la vista atrás, hace dos años se aprobó la Ley Crea y Crece que regulaba por primera vez la emisión de las facturas en formato electrónico dentro del sector privado. Un método que ya estaba presente a la hora de hacer facturas en el sector público. Si bien, desde ese momento el Ministerio de Economía se encuentra preparando el reglamento que regulará la forma en la que se deberán hacer las facturas.
La factura electrónica será la normalidad para los autónomos en los próximos años
Desde el momento que el reglamento entre en vigor, se tendrán meses para adaptarse toda la infraestructura a los requisitos del propio ministerio. La cuestión es que todos estos documentos se generen en un software de facturas homologado o en la plataforma pública para tener facturas que se adecuen al formato estructurado.
De esta manera, Excel, Word y el formato PDF van a pasar a la historia en el mundo empresarial y de los autónomos en el campo contable. Además, esto también hará que desaparezcan las facturas en papel. Para las facturas emitidas a particulares como en un establecimiento todavía quedará por ver el modo de entregarlas, aunque puede que también sea a través de email o una plataforma especial. Porque igualmente, enviar facturas en PDF a los clientes también será posible.
Según la normativa, las facturas deberán "garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos." Esto se conseguirá con el formato -XML o Facturae. Formatos que no se pueden alterar y que permiten rastrearlos hasta el punto de origen.
Para comenzar a aplicar este método de facturación, ya sea a través del programa de Hacienda u otro externo, se tendrá que esperar al reglamento que todavía no ha salido a la luz. A partir de ese momento, las grandes empresas que superen la facturación de 8 millones de euros tendrán un año para aplicar este sistema, y los autónomos dos años. Durante el tiempo de transición, el envío de archivos PDF si que estará permitido. Pero a partir de ahí se deberá optar por el uso del programa de la Agencia Tributaria u otro.
Ahora mismo puede ser complicado optar por un sistema de facturación al no haberse regulado de momento. Lo único que se conoce es que los formatos que se podrían admitir es XML, UBL, EDIFACT o Facturae. Igualmente, aunque ahora mismo el programa de Hacienda no es el más atractivo ni el más eficiente, podemos esperar a ver si una actualización lo pone a la altura de otras aplicaciones como Carpeta Ciudadana.
Imágenes | Michael Student Stefan Schweihofer
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