Programas y aplicaciones fundamentales para trabajar desde casa

Poco a poco el teletrabajo se va haciendo un hueco en pequeñas, medianas y, sobre todo, grandes empresas. Aunque el porcentaje de ocupados que trabaja más de la mitad del tiempo en casa es residual en países como España. De hecho, apenas teletrabaja el 4,3 % de los empleados españoles según datos de la última la Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística.

Sin embargo, esta modalidad laboral que comporta beneficios tanto para el empresario como para el trabajador comienza a tomar fuerza en países de todo el mundo a medida que avanza el coronavirus. Bien por simple precaución o bien porque se han detectado casos en los centros de trabajo.

Sea como sea, y más allá de las herramientas que una empresa proporcione y/o pida a usar a sus empleados durante el teletrabajo, para desempeñar las funciones de nuestro puesto de trabajo desde casa ciertos programas y aplicaciones van a resultar fundamentales para la mayoría. Software para diferentes propósitos como las videoconferencias o teleconferencias, la organización, la comunicación o la gestión de tareas. Todos ellos asuntos inherentes a trabajar desde casa.

Comunicación, reuniones y videollamadas

La comunicación resulta crítica cuando se trabaja a distancia. Mantener el contacto con compañeros o la dirección es básico y, según las necesidades de cada empresa o trabajador, podemos optar por unas herramientas u otras.

La primera opción es WhatsApp. ¿Por qué? Porque aunque no esté pensada para el ámbito laboral, probablemente sea demasiado simple y en la mayoría de casos pueda suponer mezclar vida profesional con personal, es una aplicación que usa prácticamente todo el mundo, no requiere aprender a emplearla, nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas y, por supuesto, permite enviar todo tipo de archivos. Además, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web.

Slack, una de las herramientas de mensajería para equipos más populares que existen, es una potente utilidad para mantener la comunicación. Permite la creación tanto de salas de chat generales, en las que estaría toda la empresa, como de grupos más reducidos, que podrían crearse para departamentos o áreas. Es multiplataforma, permite intercambiar archivos y también es posible hacer videoconferencias con ella.

Otra opción es Google Hangouts, una herramienta también fácilmente accesible para la mayoría, dado que podemos acceder a ella desde un navegador e incluso a través de Gmail, dispone de aplicaciones que en los teléfonos Android normalmente viene preinstalada y resulta ideal para mantener conversaciones tanto por escrito como por videoconferencia o llamada grupal.

También pueden sernos de utilidad otros clásicos empresariales como Skype, GoToMeeting, Jitsi, Zoom Meeting o Microsoft Teams.

Gestión de tareas y organización

Si bien la correcta y ordenada gestión de tareas y proyectos resulta fundamental normalmente, cuando las condiciones de trabajo cambian de una forma significativa como puede suceder al pasar de trabajar en una oficina a hacerlo desde el domicilio llevar su control resulta todavía más crucial.

Una de las aplicaciones más prácticas para este propósito es Microsoft To Do. Una aplicación multiplataforma que nos permite llevar un seguimiento pormenorizado de todo tipo de tareas pudiendo establecer plazos de ejecución, recordatorios, notas adicionales, subtareas, adjuntos... Además, este servicios que nace a partir de Wunderlist, que pronto desaparecerá, incluye sugerencias inteligentes y personalizadas para llevar siempre al día nuestros deberes. Y sí, permite el uso compartido y la asignación de tareas, funciones perfectas para el trabajo colaborativo en las empresas.

Todoist es todo un clásico de la gestión de tareas. Incluye lo típico en este tipo de servicios, como tareas, subtareas, sincronización en tiempo real, aplicaciones para todo tipo de dispositivos o posibilidad de trabajar en equipo. Además, permite llevar un seguimiento muy interesante de la conclusión de nuestras tareas pendientes si usamos su versión premium.

Google también dispone de soluciones interesantes para la organización. Concretamente, Google Tasks suple este cometido. Podemos acceder a este servicio desde las aplicaciones móviles correspondientes y también desde la web de Gmail; encontraremos su icono a la derecha, aunque si no, deberemos hacer clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla. Tasks nos permite crear tareas, establecer términos y también crear listas.

También existen otras alternativas igualmente interesantes como, por ejemplo, Taskify, Todomete, TickTick, Trello o Any.do.

Control de tiempos

Trabajar desde el hogar cambia las dinámicas y, aunque sea por curiosidad o interés personal, nos puede resultar interesante controlar nuestros tiempos. Bien para no pasarnos, bien para no quedarnos cortos o bien para maximizar los esfuerzo.

Una de las herramientas de control del tiempo más populare es Sesame, una utilidad más enfocada a lo que le interesa a las empresas: es decir, saber cuánto tiempo dedican los trabajadores a la jornada, establecer turnos, gestionar vacaciones, trabajo remoto... además de permitir el control horario o, lo que es lo mismo, fichar. Ahora, sobre todo, que es obligatorio.

RescueTime es una herramiento que nos ayuda a entender dónde va a parar nuestro tiempo... para bien o para mal. La idea es que controlar lo que hacemos y cómo lo hacemos nos permita optimizar nuestras energías y esfuerzos retomando el control de nuestro día a día. Algo que puede resultar muy necesario teletrabajando. La aplicación se instala en nuestra sistema operativo, navegador y dispositivo móvil y recaba datos de las aplicaciones y servicios que usamos para diagnosticar nuestra situación.

Otro servicio de control de tiempo multiplataforma es Focus To-Do. Esta interesante aplicación combina esta función con la de la gestión de tareas, con lo que mata dos pájaros de un tiro. Promete ayudarnos a llevar a cabo nuestras tareas de una manera eficiente basándose en la famosa técnica Pomodoro, la cual establece un tiempo determinado de ejecución en el que debemos centrarnos de forma exclusiva y concentrada en la resolución en una tarea.

También encontramos otros servicios que pueden ayudarnos en el objetivo del control de tiempos como Focus Keeper, Focus Booster, PomoDone o Fokasu.

Por último, no debemos concluir este artículo sin mencionar el conjunto de aplicaciones que componen los servicios en la nube de los de Mountain View.

Con Google Drive como eje, las aplicaciones que dependen de él nos permiten crear documentos, hojas de cáculo o presentaciones por nuestra cuenta o de forma conjunta, colaborando con otras personas. Una forma fantástica de hacer más eficiente nuestras tareas diarias que dependen de una compenetración con otras personas.