Estos métodos de productividad pueden cambiar tu vida este año. Consejos y aplicaciones para ponerlos en práctica

Año nuevo, nuevos propósitos. Si hay algo bonito del 1 de enero es una masa enorme de personas en todo el mundo planteándose cosas positivas para los meses que están por llegar. Buenas energías y propósitos varios como, por ejemplo, ser más productivos o productivas en el día a día y ver cómo plantarle cara a la procrastinación la cual, en ocasiones, puede derivar en mucha frustración.

Ya hemos visto en Genbeta que, aunque muchos jefes se empeñan en achacar al teletrabajo la falta de productividad, muchos otros estudios apuntan a que, muchas veces, los trabajadores somos menos productivos por cuestiones que afectan a las dinámicas de la empresa y no tanto a nosotros como individuos.

Así que, aunque aquí vamos a ver diferentes métodos que nos pueden ayudar a ser más productivos en el día a día, a nivel personal, y a poder acabar las jornadas satisfechos con el rendimiento del día, sin tareas pendientes, también hay que recordar a los jefes y empresas que las condiciones laborales también serán claves para nuestra productividad.

Estar muy cansados afecta negativamente, al igual que una oficina con muchos ruidos (si trabajamos en oficina). Una plantilla desmotivada y que no se siente valorada ni escuchada en su empresa también puede tener un bajo rendimiento. Aquí vamos a ver diferentes técnicas, recomendadas por psicólogos y otros expertos, que te pueden ayudarte:

1-La mágica regla de los cinco segundos

Esta es tan sencilla como efectiva. Como han recogido desde el equipo de Trendencias, con ella somos capaces de pasar del pensamiento a la acción. La regla de los cinco segundos es un pequeño truco que simplemente consiste en hacer una cuenta atrás de “5,4,3,2,1” y en el segundo uno “movernos” sin pensarlo más.

Tiene una explicación detrás: el empresario australiano Tim Denning explicaba a NBC News BETTER que "esta técnica ayuda a superar tu  miedo a tomar una mala decisión". Así, evitamos darle todo el poder a  la lógica que nos lleva a pensar demasiado.

La conferenciante y oradora motivacional Mel Robbins recoge esta técnica en su libro "The 5 seconds rule" y en una charla explicaba que si no te mueves en cinco segundos, tus hábitos mentales toman el control y anulan tu instinto de cambiar,  innovar o salir de tu zona de confort. "Si tienes el instinto de actuar  en un objetivo, debes moverte físicamente en cinco segundos o tu  cerebro lo eliminará". Cuando tomas una decisión en pocos segundos, no tienes tiempo de analizar, solo de aceptarlo.

2-Timeboxing, un truco de la universidad de Harvard

El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo que consiste en establecer bloques de tiempo para las tareas que tenemos que hacer. Las compañeras de Trendencias lo han probado y recomiendan que "hagamos un horario para que cada día nuestras tareas estén lo más ordenadas posibles y no empleemos más tiempo que el asignado para una tarea en concreto".

Parte de una teoría llamada Ley Parkinson que dice que cuanto más tiempo tenemos, más alargamos una tarea (como cuando hacemos una maleta, que casi dura el proceso desde que la empezamos a hacer hasta el momento en el que salimos dirección a un aeropuerto o estación, independientemente de cuándo la hayamos comenzado). Así, si encorsetamos la tarea en un tiempo más reducido, tardaremos menos en hacerla, aunque mejor ser realistas con el tiempo que llegará para no frustrarnos al no lograrlo.

También ayuda a evitar que saltemos a otra tarea, porque tenemos que centrarnos en acabar algo en ese momento que hemos marcado previamente. El timeboxing tiene tres pasos: el brain dumping o volcado cerebral, el establecimiento de prioridades y la planificación diaria.

3- Gestiona tu energía, no tu tiempo

Desde Atlassian, una empresa de la que ya hemos hablado más veces y donde una de las directivas es una amante del teletrabajo, antigua jefa en Meta, recomiendana centrar mucho en cómo gestionar nuestra energía más que nuestro tiempo como una de las claves de la privacidad.

Las personas naturalmente tienen flujos en sus procesos de trabajo o en su capacidad de concentración, a lo largo del día tenemos picos y valles en nuestra concentración y motivación, como algo natural del cuerpo, impulsados ​​por los ritmos ultradianos. "No se puede competir con la ciencia".

Por ello, dicen lo más inteligente es prestar mucha atención a los momentos del día en los que uno se siente con más energía. "Lleva un diario durante al menos una o dos semanas (un día no es suficiente para identificar tendencias) y anota cómo te siente" y poder así comprender cuál es tu horario de máxima audiencia biológica y así luego asignas tus tareas de manera más efectiva.

Planifica tu trabajo profundo, complejo o creativo para tus horas más enérgicas y guarda las tareas menores para los momentos en los que te sientas un poco más agotado.

4-Haz listas de lo esencial y lo que "no hacer"

​Muchas veces la productividad se nos va con tareas que no hacen falta. Así que la empresa Monster, especializada en espacios de trabajo, da dos ideas al respecto. Por un lado, prioriza tu lista de tareas pendientes: organiza todas tus tareas pendientes en una lista muy bien organizada, y recomiendan que no uses post-its varios emplazados en diferentes partes de tu escritorio.

Matt Girvan, cofundador y presidente de My Gung Ho, una empresa de aplicaciones de productividad con sede en California dice que, tras esto, debes elegir entre cinco y diez tareas que sean las más cruciales.

Y, luego, haz la lista de las cosas que no debes hacer. "Escribe también una lista de lo que no vas a hacer para poder avanzar en tus prioridades". Anota que no revisarás las redes sociales hasta que termines de escribir un artículo, o que no revisarás tus textos hasta que termines de enviar mails, por ejemplo. "Al escribir lo que no vamos a hacer, nos hacemos conscientes de nuestras distracciones", dicen desde Monster.

5-Evita la multitarea

Seguro que ves en las redes sociales muchas bromas sobre millenials y nuestra pasión por la multitarea. En algún momento nos convencieron de que era muy "cool" estar a mil cosas a la vez y super ajetreados, pero la ciencia afirma que eso no funciona.

"Somos mucho más eficaces y productivos cuando nos centramos en tareas individuales", afirma Girvan. Por su parte, Lorena de Diego, psicóloga y terapeuta y con experiencia en recursos humanos, recuerda que la multitarea es un gran freno para tu  productividad. "Recurrir a esta forma de trabajo tiene efectos negativos en tu rendimiento a corto y largo plazo. Si quieres mejorar tus resultados y estar mejor organizado, debes conocer las consecuencias de esta forma de trabajar".

En principio, perder unos segundos en recordar lo que ibas a hacer  no parece muy grave. Pero esta conducta, realizada una y otra vez a lo  largo del día, tiene consecuencias negativas. La multitarea afecta a tres indicadores de tu productividad: el tiempo empleado, los errores cometidos y la fatiga.

Si entiendes la multitarea como hacer dos actividades a la vez, cuesta entender que se tarde más trabajando así que haciendo una tarea y después otra, concluye la psicóloga.

Imagen | Foto de Fernando Hernandez en Unsplash

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