Este sencillo sistema para tomar notas en tus reuniones te ayudará a ser mucho más productivo en el trabajo

Aunque no lo creas, saber tomar notas y apuntes en tus reuniones, estudios, o prácticamente en cualquier circunstancia, te puede salvar de un gran aprieto. Muchas veces no se trata de rendir lo máximo posible para ser productivo, sino de haber invertido el tiempo necesario en haber tomado notas y haber apuntado los procesos necesarios para ejecutar nuevas estrategias laborales que se discutan en tus reuniones.

Alex Miguel Meyer, fundador y líder de Lead And Succeed en Medium, nos aclara en un artículo cuáles son las claves para tomar notas en nuestras reuniones laborales. Para ello cuenta su experiencia personal y cómo este sistema le ha ayudado en su día a día para incrementar su productividad y escalar puestos.

La importancia de tomar notas en tus reuniones

Según afirma Meyer, tomar notas es algo crucial para tener éxito en nuestra carrera. Cuenta que de primeras tenía muchos problemas para tomar notas en las reuniones, ya que había demasiada información y para él era imposible centrarse en los puntos destacados. Tal y como admite en el artículo, odiaba cuando sus compañeros le miraban para entregar un informe y no podía presentarlo de forma eficiente.

Ante esta posición, Meyer tomó cartas en el asunto y desarrolló un sistema para tomar notas que hiciese que las reuniones fuesen más efectivas, reteniendo toda la información relevante, que se entendiera la compleja estructura de los temas y que se pudiera a la vez comunicar con impacto en las reuniones.

Para ello destaca la importancia de escribir las notas en papel y boli, ya que reduce la distracción, mejora la retención de la información, permite un mayor procesamiento cognitivo, para él es “más respetuoso” en reuniones y, sobre todo, es más fácil a la hora de combinar partes en texto con esquemas visuales y dibujos.

Claves para tomar notas de forma eficiente en tus reuniones

La estructura de Meyer para tomar notas en reuniones se divide en cuatro secciones:

• Sección superior: para apuntar información general y objetivos. Aquí se incluye información relevante de la reunión, e información de los participantes. Meyer también ha reservado un espacio para dibujar una tabla con el nombre de los participantes de la reunión y los temas a tratar de cada uno.
• Sección intermedia: para añadir notas específicas y preguntas que se hayan realizado en la reunión. Meyer toma nota aquí de todos los puntos principales resumidos por medio de bullet points, destaca las decisiones que se van a tomar en la reunión, utiliza abreviaciones y símbolos para tomar notas más rápido. Insiste en resumir los puntos importantes y no transcribirlo todo.
• Sección inferior: una lista con lo todo lo que tengamos que hacer en nuestro trabajo. Se encuentra separada del resto de secciones para mayor visibilidad. Meyer la separa en puntos que debe tratar él mismo, su equipo y su cliente. Si se da el caso, también es el punto reservado para las fechas de entrega y otras dependencias.
• Sección opcional: reservada para esquemas y otros elementos visuales. En una página aparte, Meyer utiliza pequeños dibujos para afianzar los conceptos aprendidos en la reunión.

La importancia de la organización y aspectos a evitar

Para llevar a cabo todos los puntos tratados, Meyer califica la importancia de la organización a la hora de tomar las notas y otros errores que debemos evitar. Por un lado, destaca la importancia de la numeración para facilitar las referencias y la organización. Además, realiza una tabla de contenidos de todas las notas apuntadas.

Entre los errores a evitar, Meyer destaca el hecho de tomar notas sin invertir demasiado tiempo en que sea visualmente placentero, es decir, prioriza que podamos entenderlas sin ninguna dificultad y la limpieza de las mismas que pensar en cómo quedarían mejor en cuanto a diseño.

Meyer también aclara que debemos dejar de tomar notas de temas que parezcan que no tengan que ver con la reunión, o que no sean relevantes. Además, recalca que también debemos de dejar espacio entre nuestras notas en caso de que se vuelva a un tema en la reunión que ya se haya discutido anteriormente para añadir más información que sea relevante.

Saber cómo tomar notas de manera eficiente es clave para ser más productivos en nuestro trabajo y, en definitiva, para cualquier cosa que queramos proponernos como objetivo. Además, el papel y boli ayuda a retener la información relevante. Tomar apuntes personalizados te ayudará a mejorar la calidad de las reuniones y eficiencia.

Meyer también cuenta la importancia de que el lector pueda y deba adaptar su sistema acorde a sus necesidades o a su propósito. A fin de cuentas, se trata de un sistema que ha desarrollado para su propio uso personal y que buenamente ha compartido en su artículo, por lo que puede ser que éste sistema no sirva de manera universal para todas nuestras reuniones laborales. No obstante, es una buena oportunidad de tomar inspiración de su sistema e intentar aplicarlo en nuestros procesos.

Imagen de portada | Dylan Gillis

En Genbeta | Hay un método de productividad que te indica cómo dividir tus horas y tareas del día para dar lo mejor de ti: así funciona el 3-3-3