Cómo dominar tus listas de tareas para que ellas no te dominen a ti

Como la memoria humana no es perfecta y muchos tenemos bastantes cosas con las que cumplir al día, una de las soluciones más simples y prácticas que podemos hacer para ayudarnos a organizar y recordar todo es crear listas de tareas.

Ya sea que uses una aplicación en tu ordenador o en el móvil, o que acudas al simple lápiz y papel, no todas las listas se crean igual, y de ello puede depender no solo el que logres tachar todo de ellas, sino el que te sientas satisfecho con tu nivel de productividad, o incluso que te sientas menos abrumado por los pendientes.

Listas grandes con tareas pequeñas > Listas pequeñas con tareas grandes

Una de las cosas más útiles a la hora de crear listas de tareas es "desgranar". Es decir, si tienes un gran objetivo que lograr, no anotes ese único objetivo en tu lista, anota todos los pasos que tienes que tomar para lograrlo.

Si solo creamos listas de tareas con los objetivos finales de lo que tenemos que hacer, pueden pasar días, semanas, meses y hasta más, en los que parece que no hemos logrado nada y eso es algo que suele afectar nuestra motivación y productividad. Si mi objetivo es construir cuatros casas y mi lista de tareas solo dice "Construir casa A, B, C, D" hay mucho que se pierde en el camino.

Mientras más desgranas mejor, por ejemplo, si tienes un objetivo que depende de muchas tareas repetitivas como responder emails, sepáralos por prioridad o categorías. En lugar de anotar en tu lista de tareas "responder todos mis emails", escribe "responder emails de trabajo", o "responder emails del proyecto X", o "responder emails personales", etc.

Al final del día puedes marcar al menos algunas de esas tareas en lugar de sentir que no lograste nada porque no cumpliste el objetivo mayor.

Piensa en tus listas de tareas como objetivos en un videojuego

Seas o no alguien familiarizado con los videojuegos este concepto puede servirte. En los juegos lo normal es que se tengan misiones principales y misiones secundarias, y alguno que otro objetivo que quizás no entra en ninguna de esas dos categorías y es opcional, pero puede que a algunos les cause satisfacción completarlos.

Organizar tareas con esta misma premisa es una excelente forma de establecer prioridades y mantenerte motivado. Tus tareas más difíciles, largas e importantes serían tu misión principal, y el resto las secundarias. A veces es necesario cumplir tareas secundarias para poder completar la principal.

Y, lo mejor de todo es que dependiendo de la misión/tarea, puedes obtener una recompensa. Si junto a tus listas de tareas añades una posible recompensa que puedas regalarte tú mismo, puede ayudarte con tu motivación, por ejemplo, podrías anotar "Escribir 500 palabras. Recompensa: un donut de chocolate".

Puede llegar a inyectar algo de diversión en cosas pesadas. Si tienes un compañero de trabajo, amigo, o pareja con quién compartes tareas, ofrecerse recompensas unos a otros puede ayudar también.

Es casi lo mismo que desgranar las tareas en muchos objetivos pequeños, aquí solo añades un componente de gamificación para hacerlo más llevadero. No solo los perros aprenden trucos con recompensas.

Borrón y cuenta nueva todos los días

Si llevar listas de tareas por mucho tiempo no te funciona y solo ves que se te acumulan más y más cosas, puedes probar con simplemente crear una lista cada vez que comienzas a trabajar al principio del día. Lo que logres lo marcas y sigues con tu vida, lo demás lo desechas y empiezas de nuevo al día siguiente.

Es básicamente lo mismo que lo que ya hemos hablado, excepto por el borrón y cuenta nueva diario. Para quienes se sienten muy abrumados con las cosas que quedaron pendientes, es una buena técnica. No importa si algo no se logró un día, mañana todo empieza de nuevo.

Muchas apps modernas han apostado por este estilo, quizás algunas de tus aplicaciones de listas de tareas pongan todo el enfoque en una página principal con un "Hoy" o "Mi Día" bastante grande que se reinicia todos los días en blanco. Un ejemplo de esto es el To Do de Microsoft.

Lista "antitareas"

Si no te van del todo las lista de tareas y prefieres no lidiar con ellas, a algunos les funciona lo "opuesto", es decir una lista "antitareas". Esto no quiere decir que el objetivo sea no anotar las tareas, sino hacerlo después que las has completado.

Es decir, al final del día en lugar de tener una lista de tareas con posibles pendientes, simplemente tendrás una lista de cosas que lograste y ya. Sin más. En algunos casos este método puede ayudarte a sentirte más productivo y satisfecho con tu día, y quizás con el tiempo, le empieces a perder el miedo a crear listas de tareas con anticipación al ver que si logras ser productivo.

La ventaja de esta lista es que pone la atención solo en los objetivos que cumpliste y te libera del espacio mental de estar pensando en todo lo que quedó pendiente.

Recordatorios y visibilidad

Finalmente, si vas a crear listas de tareas lo más importante de todo es que se vean. Muchas veces pasa que empezamos a escribir las tareas pendientes y las guardamos en una hoja en el fondo de una gaveta o las anotamos en una app que cerramos y no volvemos a abrir.

Lo ideal es que estén siempre visibles, si es posible debemos añadir recordatorios a ellas. Si usas una app no tiene que estar siempre al frente, pero debería estar por lo menos abierta todo el tiempo, así sea en el fondo ejecutándose y esperando para recordarte si pasa demasiado tiempo.

Si no quieres instalar nada tanto Windows como macOS tienen soluciones extremadamente simples para anotar tareas, crear listas y recordatorios. Un ejemplo de ello son las sticky notes de Windows 10, o la misma app de Recordatorios en macOS. Y si usas papel, pega un post-it de vez en cuando.