5 consejos para organizar todos nuestros archivos en el ordenador

Cuando sabemos que tenemos cierto fichero guardado en nuestro equipo, pero no somos capaces de encontrarlo o cuando nos toca hacer copias de seguridad es cuando nos acordamos de lo fácil que sería si todos nuestros archivos se encontrasen bien organizados. Porque el caos, normalmente, no es lo mejor.

Si crees que ha llegado la hora de ponerse serio con el desorden, la anarquía y el lío de ficheros de tu ordenador, has llegado al lugar adecuados. A continuación reunimos una serie de consejos para saber cómo organizar nuestros archivos. Tu ordenador y tú os lo agradeceréis, estamos seguros.

Hay vida más allá de la carpeta Descargas

Puede resultar muy tentador pivotar toda nuestra actividad en un equipo en torno a la carpeta Descargas, pero a la larga es una error. Este directorio suele ser la puerta de entrada a nuestro ordenador de todo aquello que descargamos o guardamos, sobre todo a través del navegador, pero debería tener una función más limitada de la que habitualmente le damos.

Debería ser, si hacemos una analogía, como ese montón de cartas recién recibidas que podemos acumular en nuestro hogar o la pila de documentos por clasificar que toda mesa de una oficina tiene. La carpeta debería ser simplemente un lugar en el que recibir los ficheros, usarlos para aquello que los necesitemos y procesarlos. Si son desechables, los borramos, si necesitamos guardarlos, los pasamos a una carpeta adecuada.

Crea las carpetas que necesites (y un trastero)

Asumiendo que no podemos dejar todos los ficheros en Descargas (tampoco vale el escritorio, hay que tenerlo en cuenta) llega el punto en el que debemos crear una serie de carpetas en las que guardar todos nuestros archivos. ¿Cuáles y cuántas? Dependerá de lo que solemos hacer con el ordenador y del tipo de ficheros con los que tratamos habitualmente.

Lo más interesante que podemos hacer es pararnos a pensar en nuestro día a día frente al equipo: qué tipos de archivos son los que más usamos, en qué categorías podríamos clasificarlos, con qué frecuencia... Con las carpetas principales identificadas, por ejemplo Fotos, Facturas, Informes... habría que crearlas y dejarlas a mano. Si hablamos de temas laborales, también se pueden crear carpetas por proyectos o clientes. Las posibilidades son grandes. El resto, lo que hemos vayamos a usar, puede ir a una carpeta que llamaremos Trastero, Almacén o similar. Actuará como almacén, guardando todo aquello que usamos poco o que clasificamos muy de vez en cuando.

Pero debe quedar clara una cosa: debemos crear y mantener a la vista las carpetas imprescindibles y clasificar por grupos grandes, no tipologías demasiado concretas. Si no, terminaremos con una cantidad de carpetas quizás inabarcable. Crea subcarpetas dentro de las principales, pero tampoco te pases.

Los nombres de los archivos son importantes

Como decíamos al principio, resulta frustrante saber que por algún lado tenemos un archivo que no somos capaces de encontrar. Por ello, además de crear carpetas donde clasificar adecuadamente los ficheros, no debemos dejar de prestar atención a los nombres que les damos.

Estos nombres pueden seguir una nomenclatura común que deseemos darle, siguiendo siempre un mismo esquema que puede incluir el tipo de archivos, lo que contiene... Lo más importante es que sean palabras que luego te faciliten la búsqueda. Por lo que no deberán ser rebuscadas y deberán formar parte de tu vocabularios. Es útil pensar, antes de renombrar un archivo, en las palabras que usaríamos para buscarlo en el futuro. Los nombres deben ser descriptivos, en definitiva.

Repaso periódico de la correcta organización

Teniendo una jerarquía de carpetas, un proceso de guardado, unas pautas para nombrar los archivos... en definitiva, un método, en teoría todo debería ir rodado. La realidad es que seguramente no sea así y, en el día a día, se nos escapen ficheros por aquí y por allá, que tengan nombres indescifrables, etcétera.

Por ello, es también importante que nos fijemos un día a la semana para echar un vistazo a todo y ver que está correcto. Y, si no lo está, pues ponernos manos a la obra y dejarlo todo en su sitio como es debido. Como si hiciésemos una limpieza semanal en la casa. De esta manera, no llegaremos al punto en el que todo sea un caos y ponerse a arreglarlo sea una empresa casi imposible.

La búsqueda debe ser nuestra amiga

Con todas las pautas claras, el último consejo es que usemos la búsqueda de nuestro sistema. Probablemente hasta ahora no nos ayudaba demasiado, pero una vez todo está puesto en orden, buscar se convierte en una actividad habitual y útil, cuyos resultados nos demostrarán que lo estamos haciendo bien o que, quizás, todavía falta algo por ajustar.

No está demás informarse y saber que, más allá de escribir un término de búsqueda, los más conocidos sistemas operativos nos permiten hacer búsquedas avanzadas para afinar todavía más las características de aquello que queremos encontrar. Familiarizarnos con esta herramienta es también fundamental.