A veces llevamos toda la vida usando día sí y día también un programa, y de pronto descubrimos que esconde multitud de trucos que nos pueden hacer la vida mucho más fácil. Y Microsoft Word, el procesador de textos de Office, la suite ofimática más usada del mundo, no es ninguna excepción a eso.
Por eso, te traemos una subjetiva colección de una decena de trucos que, posiblemente, te resulten útiles:
Crear texto aleatorio de relleno
Imagínate que estás en proceso de crear una plantilla para Word y aún no cuentas con el texto exacto, pero quieres saber cómo quedaría. O, sencillamente, quieres aplicar determinadas fuentes al texto para compararlas.
Fácilmente, podrías perder un minuto en ir al navegador, buscar un generador de textos (o un artículo de Wikipedia, vaya) copiar el texto, y pegarlo en la ventana de Word. Pero tenemos un par de propuestas alternativas y que te ahorrarán tiempo y esfuerzo, porque harán que Word genere el texto por ti:
La primera es escribir =lorem() y pulsar Enter. En ese momento, Word insertará un texto de relleno estándar Lorem Ipsum en su documento de Word. Podemos especificar el número de párrafos escribiendo una cifra entre los parténtesis.
Si estás harto del Lorem Ipsum, bueno, siempre puedes cambiar =lorem() por =rand(), y se insertará un texto en español aleatorio. En este caso, además del número de párrafos (x), podemos indicar el de frases que contendrá cada párrafo (y) utilizando el siguiente formato =rand(x,y).
Seleccionar un área de texto de forma arbitraria
Cuando seleccionamos un texto, normalmente lo hacemos seleccionando las palabras y las columnas comprendidas entre el comienzo y el final del área seleccionada, siguiendo el orden lógico del texto. Pero, ¿y si quisiéramos copiar —por ejemplo— sólo la parte central de cuatro párrafos y prescindir de las palabras a izquierda y derecha?
Pues bastaría con mantener pulsada la tecla 'Alt' mientras seleccionas el área elegida, y mientras haces clic para seleccionar el texto.
Formatear palabras de forma arbitraria
Pero, ¿y si lo que quieres no es seleccionar de una sola vez zonas del texto cercanas, sino palabras separadas entre sí… y aplicarlas el mismo forma de una sola vez? Pues sólo tenemos que mantener pulsada la tecla Control e ir haciendo doble clic sobre cada palabra.
Eso permitirá que no se desmarquen las palabras anteriores al seleccionar las nuevas… y nos permitirá aplicarlas a todas el mismo formato. O cualquier otra herramienta de edición, vaya (como Cortar/Copiar/Pegar).
Escribir texto de forma arbitraria
En este truco también vamos a ignorar deliberadamente el orden lógico del texto, pero, en lugar de extraer, vamos a escribir. ¿Nunca has querido escribir un texto en un punto cualquier de la página sin necesidad de darle varias veces a intro y tabulador hasta que el cursor llegara al punto deseado'?
Pues vas a flipar con lo sencillo de la solución: haz doble clic en el punto de la página donde quieras empezar a escribir. Sin más. "¿Hace años que podía hacer eso y yo sin saberlo?". Pues sí.
'Formatear' el formato de todo un documento
A veces, cuando hemos elaborado un texto a base de copia & pega y se nos ha olvidado usar la opción de 'Pegar sin formato', nos puede quedar un texto caótico y frankesteiniano, plagado de formatos incoherentes entre sí cada pocos párrafos. En estos casos, lo mejor es hacer borrón y cuenta nueva y eliminar cada formato presente. Y eso lo haremos fácilmente, seleccionando todo el texto y pulsando Control + Espacio.
Copiar y pegar texto siempre igual (con formato o sin él)
Ya que ha salido el tema de cómo copiar algo suprimiendo el formato, muchos usuarios tienen, en cierto momento, un momento de iluminación: "Demonios, si yo siempre copio suprimiendo el formato".
Y claro, se preguntan si no podrían hacer que Control+V tuviera siempre dicho comportamiento, y no se vieran obligados a recurrir al menú contextual. Pues bien, eso tiene fácil solución desde las opciones de MS Word, tal como explicamos aquí.
Copiar y pegar texto desde un PDF sin destrozarlo
Si copiar y pegar texto de otro documento puede ser garantía de desastre por cuestiones de formato, si el origen es un documento PDF se añade el problema de los saltos de párrafo y de línea. Sin embargo, un uso hábil de la herramienta 'Buscar y reemplazar' combinado con la posibilidad de buscar caracteres no imprimibles, tal como se explica en este artículo, nos permite no destrozar el texto copiado.
Dividir en dos ventanas un mismo documento de Word
Imagina que quieres poder pasar rápidamente de una parte del documento a otra, para realizar cambios relacionados entre sí (intercambiar textos de lugar, por ejemplo). En un documento largo esa labor puede convertirse en una tortura después de un tiempo (scroll arriba, scroll abajo, y vuelta). Pero si pulsas Control + Alt + V, mágicamente dividiremos horizontalmente la pantalla, permitiéndonos visualizar y editar simultáneamente dos partes del documento. Una vez terminemos, sólo tendremos que pulsar de nuevo el mismo atajo de teclado.
Inserta tu firma sin recurrir al escáner
Algunos de los documentos más importantes que pasen por nuestro MS Word requerirán que plasmemos en ellos nuestra firma (no la 'firma digital', sino el garabato de toda la vida). La solución habitual en estos casos pasa por escanear nuestra firma e insertar posteriormente en el documento la imagen resultante…
…pero existe otra opción que podemos usar desde la sección 'Insertar' de la barra de herramientas. De ahí clic en 'Formas' y, en el apartado de 'Líneas', elegimos la última opción, la de dibujo de forma libre. En ese momento, el cursor se convertirá en una cruz, y podremos empezar a dibujar.
Por supuesto, necesitaremos tener una firma sencilla, un ratón preciso y un pulso firme para que el resultado esté a la altura de nuestra firma habitual (o, en su defecto, de una pantalla táctil o una tableta de dibujo, claro).
Insertar rápidamente una tabla en el documento
Hay una forma muy sencilla de crear una tabla en un documento de Word sin dejar de teclear. Basta con que escribas una línea compuesta de símbolos de más y menos, en la que cada '+' representa el comienzo y final de una celda, y cada '-' indica el tamaño relativo que deseamos que tenga la columna. Algo tal que así:
+----------+----------+----------+
Luego presiona 'Enter' y verás cómo Word lo convierte automáticamente en una tabla. ¿Que quieres añadirle más filas? Pues tras el 'Enter', ve pulsando la tecla de tabulación tantas veces como consideres necesario.
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