Las 10 fórmulas y atajos de teclado de Excel que todo el mundo debería saber según la Universidad de Harvard

Hay poco software tan popular usado en el entorno empresarial desde hace décadas como Excel y ni siquiera la llegada de la inteligencia artificial y el big data va a cambiarlo. Es más, la IA ya ha llegado a la famosa hoja de cálculo de Microsoft para vitaminarlo y subirlo todavía más de nivel. Casi 40 años después de su lanzamiento, sigue siendo la herramienta mainstream para dar sentido a los datos. Pero para ello no basta con usarlo: conocer las mejores fórmulas de Excel es esencial.

La prestigiosa Universidad de Harvard tiene un montón de cursos gratis online de disciplinas técnicas (y de todo tipo), pero es que además ha recopilado aquellas fórmulas de Excel que considera tan imprescindibles que es categórica: todo el mundo debería conocerlas. Después de todo, según la Harvard Business Review, quienes trabajan en una oficina destinan aproximadamente un 10% de su tiempo en Excel.

Ya te adelantamos algo: algunas de estas fórmulas de Excel de obligada memorización algunas son básicas, pero otras tienen su aquel. Por eso las han clasificado en función del tiempo que lleva aprenderlas y nosotras las hemos listado de más fácil a más difícil.

Las fórmulas de Excel imprescindibles según Harvard

• Ctrl + Z y Ctrl + Y. Solo necesitas un minuto para librarte de un montón de fallos y disgustos con estas dos combinaciones de teclas que te van a permitir deshacer y rehacer respectivamente tu última acción.
• Insertar filas múltiples. Dos minutos bastan para interiorizar la combinación Ctrl + Mayúsculas + '+' podrás añadir varias filas al mismo tiempo de forma más rápida frente a recurrir al menú del botón derecho del ratón.
• Suma rápida con Alt + =. Una de las primeras funciones que conviene aprender es esta que lleva un par de minutos de memorizar y permite sumar una fila o columna del tirón sin tener que preocuparte por seleccionar nada, simplemente posicionándote en la última casilla.
• Navegación rápida con la tecla Control + flechas de dirección. Familiarízate con esta función que te permite desplazarte por conjuntos de datos en cinco minutos. Con Ctrl + Mayúsculas + flechas podrás además seleccionar esas áreas.
• Pegado especial. Copiar y pegar es un básico esencial, pero si lo hacemos tal cual, podemos trasladar un formato que no deseamos o con una fórmula en lugar del valor... porque para eso está esta variante. Después de copiar, usa  Ctrl + Alt + V en lugar de recurrir al menú de Editar para llevarlo a cabo. Si solo te interesan los valores, entonces usa Alt + E + S + V. En 10 minutos puedes interiorizarlo.
• La tecla F4 en 10 minutos. Esta tecla sirve para dos importantes tareas: crear referencias absolutas alternando entre diferentes opciones y también vale para repetir la última acción aplicada. Por ejemplo, si has puesto un tipo de borde en una celda, con F4 podrás aplicarlo a otras.
• Elimina duplicados. Este atajo es simple, rápido y lo vas a usar más de lo que piensas. Su misión es lo que promete: eliminar duplicados en cualquier rango de datos determinado. Puedes encontrarlo dentro del menú de 'Herramientas'  > 'Datos', pero si simplemente quieres resaltarlos, pulsa Alt + H + L
• Congelar paneles. Solo necesitas un cuarto de hora para hacerte con esta útil función para cuando manejas grandes volúmenes de datos. Imagina que estás haciendo scroll en una gran tabla y olvidas qué es cada columna. En ese escenario te vendrá bien congelar la fila superior. Puedes hacerlo usando  Alt + W + F en lugar de acudir al menú de Ver.
• Relleno rápido. En media hora puedes desenvolverte con esta función que lo que hace es rellenar casillas cuando detecta un patrón. Eso sí, para ello es imprescindible que esta opción esté activada en 'Opciones de archivo' > 'Avanzado'. En cuanto Excel detecte contenido común, lo rellenará por ti y solo tendrás que tocar en la tecla enter para aceptar.

• Indice y Coincidir. Este es el proceso que más tiempo requiere para interiorizar con 45 minutos. Además de usar BUSCARV, que busca el valor de una columna y devuelve el valor correspondiente de otra, este combo es de lo más potente para búsquedas en grupos de datos y pueden usarse tanto por separado como conjuntamente. Porque BUSCARV tiene limitaciones (solo busca de izquierda a derecha), pero INDICE y COINCIDIR permiten localizar datos en cualquier lugar de la tabla. Sobre estas líneas tienes un ejemplo de uso.

Vía | Harvard Business Review

Portada | Wikipedia

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